Comment faire une bonne GED ?

GED

À l’ère numérique, la gestion des documents manuscrits et physiques devient rapidement obsolète. En plus d’être lourd, le processus n’est pas assez sécurisé. Aujourd’hui, l’époque du papier est révolue. Avec la ged ou la gestion électronique des documents, qui n’est qu’un résultat direct de la dématérialisation de documents, la coordination de l’information et l’organisation des documents électroniques prennent des nouvelles dimensions au sein de la société.

Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ou la ged ?

La Gestion Electronique de Documents ou GED regroupe une solution logicielle de gestion du cycle de vie des documents électroniques. Elle intervient donc à différentes étapes, de la création et du stockage, à différentes méthodes de partage, de stockage ou de destruction, selon le besoin. Autrement dit, c’est un processus informatisé d’organisation et de gestion des informations et des documents numériques.

La ged prolonge la durée de vie de vos documents. Par conséquent, le logiciel d’archivage de documents est établi comme une solution multitâche qui coordonne les processus dans une organisation. Le logiciel ged rassemble les informations et perfectionne la collaboration entre plusieurs départements au sein d’une société ou organisation. L’accès aux informations devient plus facile à tous les niveaux. Cependant, vous devez savoir que GED n’est pas réservé aux grandes sociétés. Mais répond également aux besoins des petites et moyennes entreprises.

Mise en place d’une GED : pourquoi ?

Déployer une solution GED apporte de nombreux bienfaits aux sociétés. En centralisant les données, les employés ont un accès plus facile aux informations, la collaboration est améliorée et les usagers gagnent du temps dans la recherche des documents. Cela leur permet de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi d’augmenter leur productivité. L’un des autres avantages du logiciel GED est la diminution des coûts. L’achat de papier est réduit, sans frais de port et de stockage supplémentaires : un grand bénéfice pour les managers. Les avantages environnementaux sont également un enjeu auquel la solution GED peut répondre.

Comment faire une bonne GED ?

Pour créer une bonne GED, vous devez identifier les besoins spécifiques de votre entreprise et créer ensuite des fonctionnalités en conséquence. Il est aussi essentiel de garantir une bonne sécurité des informations lors de la gestion et du stockage des documents dans la GED.

-Créez des fonctions GED à partir des besoins de l’entreprise et de chaque utilisateur

Les solutions mises en œuvre dans un projet et processus de dématérialisation de documents varient d’une entreprise à l’autre. Créer une bonne GED, c’est tout d’abord mettre en place un dispositif numérique qui répond aux problématiques des salariés et propose des solutions adaptées. Il est donc essentiel de prendre en compte les taches de chaque département et l’opinion de chaque salarié utilisateur dans la création d’un outil de GED. C’est avant tout une tache collaborative.

Une bonne GED permet d’archiver, de stocker, et de gérer les flux documentaires, voire de simplifier la recherche des documents. Et l’organisation des outils GED doit répondre aux attentes de la société, par exemple l’automatisation des travaux répétitifs ou l’arrêt total du stockage des documents papier.

-Assurez la sécurité des données dans la gestion et le stockage des documents

Une bonne GED doit garantir la sécurité de tous les contenus selon le niveau d’importance de chaque document. Les logiciels de GED peuvent se servir de différentes méthodes pour sécuriser les informations de l’entreprise :

  • gère les droits aux lectures, les modifications ou les suppressions des documents par utilisateur
  • trace les flux documentaires et gère chaque phase de leur cycle de vie
  • scelle les documents et identifie l’auteur des contenus comme les signatures électroniques
  • met en place une solution d’enregistrement électronique pour la durée de conservation légale des documents.

De manière générale, le logiciel de gestion de documents administratifs d’une entreprise de GED répond à l’ensemble de vos exigences.

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