# Comment passer l’écriture comptable de la TVA à payer
La gestion de la taxe sur la valeur ajoutée représente l’une des obligations fiscales les plus complexes pour les entreprises françaises. Entre la TVA collectée lors des ventes, la TVA déductible sur les achats, et les différents régimes d’imposition, la comptabilisation rigoureuse de ces flux financiers exige une maîtrise technique approfondie. Selon les statistiques de la Direction générale des finances publiques, la TVA constitue près de 52% des recettes fiscales de l’État français, ce qui explique la vigilance accrue des autorités sur la conformité des déclarations. Pour vous, professionnel de la comptabilité ou dirigeant d’entreprise, comprendre précisément comment enregistrer chaque opération dans votre comptabilité garantit non seulement votre conformité légale, mais optimise également votre trésorerie en évitant les erreurs coûteuses. La digitalisation croissante des processus comptables transforme ces pratiques, avec désormais 89% des déclarations de TVA effectuées par voie électronique en 2024.
Mécanisme de la TVA collectée et de la TVA déductible dans le système comptable français
Le système français de TVA repose sur un principe fondamental : l’entreprise agit comme intermédiaire entre le consommateur final et l’administration fiscale. Chaque société assujettie collecte la taxe auprès de ses clients lors de ses ventes, puis déduit celle qu’elle a elle-même acquittée sur ses achats professionnels. Cette mécanique de collecte-déduction crée un flux permanent d’écritures comptables qui doivent être enregistrées avec précision dans des comptes spécifiques du plan comptable général. La différence entre ces deux montants détermine soit une dette envers le Trésor public, soit une créance que vous pouvez récupérer.
La rigueur dans cette comptabilisation n’est pas optionnelle : elle conditionne la fiabilité de vos déclarations fiscales et protège votre entreprise contre d’éventuels redressements. Les contrôleurs fiscaux examinent systématiquement la cohérence entre vos écritures comptables et vos déclarations de TVA, avec une attention particulière portée aux comptes de classe 445 dédiés à cette taxe. Une erreur dans l’affectation comptable peut entraîner des pénalités atteignant jusqu’à 40% des sommes dues en cas de mauvaise foi avérée.
Calcul de la TVA collectée sur les ventes et prestations de services
Lorsque vous émettez une facture à vos clients, vous devez appliquer le taux de TVA approprié au montant hors taxes de chaque prestation ou produit vendu. Cette taxe collectée représente une dette envers l’État que vous devez enregistrer au crédit du compte 44571 - TVA collectée. Pour une vente de 10 000 € HT au taux normal de 20%, vous collectez ainsi 2 000 € de TVA, portant le montant total TTC à 12 000 €. Cette opération génère simultanément une créance client pour le montant total et une reconnaissance du chiffre d’affaires pour le montant hors taxes uniquement.
La particularité des prestations de services mérite une attention spéciale dans votre pratique comptable. Contrairement aux ventes de biens pour lesquelles la TVA devient exigible dès la livraison, les prestations suivent généralement le régime des encaissements. Cela signifie que vous ne devez comptabiliser la TVA collectée qu’au moment où vous recevez effectivement le paiement de votre client. Cette règle impacte directement votre trésorerie et nécessite un suivi méticuleux des encaissements
Dans la pratique, cela suppose de distinguer très clairement, dans votre logiciel de facturation comme dans votre comptabilité, les factures de services encaissées de celles qui sont encore en attente de règlement. À défaut, vous risquez soit de reverser trop tôt de la TVA (et donc de dégrader inutilement votre trésorerie), soit de ne pas en reverser assez et de vous exposer à un redressement. Un paramétrage précis des modes d’exigibilité de la TVA dans vos journaux de ventes et de banque est donc indispensable.
Identification de la TVA déductible sur les achats et immobilisations
Face à la TVA collectée sur les ventes, vous enregistrez la TVA déductible sur vos achats professionnels. Elle se comptabilise dans les comptes 44566 - TVA déductible sur autres biens et services pour les charges courantes (fournitures, loyer, honoraires, etc.) et 44562 - TVA déductible sur immobilisations pour les investissements (matériel, véhicules utilitaires, machines…). Sur une facture d’achat de 1 200 € TTC au taux de 20 %, vous déduisez 200 € de TVA et enregistrez 1 000 € en charge ou en immobilisation.
Attention toutefois, toute TVA payée n’est pas automatiquement récupérable. Certaines dépenses sont exclues du droit à déduction (véhicules de tourisme, certains frais d’hébergement, dépenses somptuaires, une partie de la TVA sur carburant…). Dans ces cas, la TVA non déductible est réintégrée dans le coût TTC de la charge ou de l’immobilisation. C’est un point de vigilance majeur, car une TVA déduite à tort est l’un des motifs les plus fréquents de régularisation lors d’un contrôle fiscal.
Différence entre TVA sur encaissements et TVA sur débits
Le fait générateur et l’exigibilité de la TVA déterminent le moment où vous devez l’enregistrer comme TVA collectée ou déductible. Pour les livraisons de biens, le régime de base est la TVA sur les débits : la taxe devient exigible à la livraison (en pratique, à la date de facture) et vous la collectez immédiatement, indépendamment du paiement. Pour les prestations de services, le régime par défaut est la TVA sur les encaissements : la TVA ne devient exigible (et donc collectée) qu’au moment du règlement par le client.
Vous pouvez toutefois opter, pour les prestations de services, pour la TVA sur les débits. Cette option doit être déclarée à l’administration fiscale et mentionnée sur vos factures par la formule « TVA sur les débits ». L’intérêt ? Simplifier la gestion comptable en alignant l’exigibilité de la TVA sur la date de facturation. En contrepartie, vous reversez la TVA plus tôt, ce qui peut impacter votre trésorerie. Du côté des achats de services, la règle est symétrique : la TVA n’est déductible qu’au paiement, sauf si le fournisseur a opté pour les débits.
Application des taux de TVA : 20%, 10%, 5,5% et 2,1%
La difficulté ne réside pas seulement dans le moment où vous enregistrez la TVA, mais aussi dans le taux à appliquer. En France, vous devez composer avec quatre principaux taux : le taux normal de 20 %, le taux intermédiaire de 10 %, le taux réduit de 5,5 % et le taux particulier de 2,1 %. Le choix du taux dépend de la nature du bien ou du service (alimentation, restauration, travaux dans les logements, presse, médicaments, etc.). Une même facture peut d’ailleurs combiner plusieurs taux, chacun devant être suivi séparément.
En pratique, votre plan comptable reste centré sur les mêmes comptes de TVA (44571, 44566, 44562…), mais c’est la base HT qui varie selon les taux. Votre logiciel doit donc être paramétré pour ventiler correctement les bases et les montants de TVA par taux, afin d’alimenter les lignes correspondantes de la déclaration CA3. Une erreur de taux ou de ventilation peut sembler anodine facture par facture, mais elle peut représenter des écarts significatifs à l’échelle d’une année.
Comptabilisation de la déclaration CA3 et détermination de la TVA à décaisser
Une fois les ventes et achats enregistrés, la question centrale devient : combien de TVA devez-vous réellement à l’État pour la période ? La réponse passe par l’établissement de la déclaration de TVA (formulaire CA3 pour le régime réel normal) et par une écriture comptable de liquidation de la TVA. L’objectif est double : calculer la TVA à décaisser ou le crédit de TVA, et solder les comptes de TVA collectée et déductible pour ne laisser en comptabilité que la dette (ou la créance) envers l’administration fiscale.
Utilisation du compte 44551 – TVA à décaisser dans le plan comptable général
Le compte pivot de la liquidation est le 44551 - TVA à décaisser. Il regroupe, pour une période donnée (mois ou trimestre), le solde net entre TVA exigible et TVA déductible. Concrètement, après avoir rempli la CA3, vous passez une écriture d’OD (opérations diverses) qui transfère le solde des comptes de TVA collectée et déductible vers ce compte 44551. S’il est créditeur, il représente une dette envers le Trésor ; s’il est débiteur, vous êtes en situation de crédit de TVA (auquel cas on utilisera plutôt le compte 44567).
On peut voir le compte 44551 comme un « compte de synthèse » de la TVA : tant que vous n’avez pas passé l’écriture de déclaration, vos comptes 44571, 44566, 44562, 4452, 445662, etc., reflètent la TVA mouvementée au fil des opérations. À la date de dépôt de la CA3, vous figez la situation dans le 44551, ce qui permet ensuite de comptabiliser le paiement de façon simple et lisible. Cette méthode facilite également les rapprochements entre votre balance comptable et vos déclarations fiscales.
Transfert des comptes 44571 et 44566 lors de la liquidation mensuelle
Le schéma d’écriture le plus courant pour publier la déclaration CA3 est le suivant : vous débitez les comptes de TVA collectée et créditez les comptes de TVA déductible, la contrepartie étant le compte 44551. L’écriture type de liquidation de TVA (hors cas intracommunautaires) est donc :
Débit 44571 - TVA collectéeCrédit 44562 - TVA déductible sur immobilisationsCrédit 44566 - TVA déductible sur autres biens et servicesCrédit 44551 - TVA à décaisser (pour le solde à reverser)
Dans les faits, vous y ajoutez les comptes spécifiques comme 4452 - TVA due intracommunautaire et 445662 - TVA déductible intracommunautaire lorsque vous traitez des opérations européennes. L’idée est la même que pour une balance de ménage : vous mettez d’un côté tout ce que vous « devez » en TVA (TVA collectée + TVA due intracommunautaire) et de l’autre tout ce que vous avez « avancé » (TVA déductible). La différence est ventilée dans le compte 44551.
Traitement du crédit de TVA et report sur période suivante (compte 44567)
Il arrive fréquemment, notamment dans les phases d’investissement ou dans certains secteurs exportateurs, que la TVA déductible excède la TVA collectée. Vous n’avez alors pas de TVA à payer, mais au contraire un crédit de TVA. Comptablement, au lieu de créditer le 44551, vous débitez le compte 44567 - Crédit de TVA, qui représente une créance fiscale à votre actif. L’écriture de liquidation s’adapte donc en conséquence, mais le principe de solder les comptes 44571, 44562, 44566, 4452 et 445662 reste le même.
Vous pouvez ensuite soit reporter ce crédit de TVA sur la CA3 suivante, soit en demander le remboursement à l’administration fiscale, sous réserve de respecter les conditions de seuils et de périodicité. Dans les deux cas, le suivi comptable doit être précis : un crédit de TVA non suivi peut « se perdre » dans les comptes et ne jamais être utilisé, ce qui reviendrait à priver votre entreprise d’une source de trésorerie pourtant disponible. Autrement dit, le compte 44567 mérite d’être surveillé avec autant d’attention qu’un compte client.
Régularisations de TVA et coefficient de déduction
Au-delà du schéma standard, certaines situations imposent des régularisations de TVA. C’est le cas, par exemple, lorsque votre activité est mixte (opérations taxées et opérations exonérées) et que vous appliquez un coefficient de déduction. Dans ce contexte, vous ne pouvez pas déduire intégralement la TVA sur certains achats : vous appliquez un prorata calculé selon la proportion de votre chiffre d’affaires ouvrant droit à déduction. La partie non déductible de la TVA est alors reclassée en charge.
Autre cas fréquent : les régularisations pluriannuelles de TVA sur immobilisations en cas de changement d’affectation (passage d’une activité taxée à une activité exonérée, par exemple). Comme pour un thermostat qui ajuste progressivement la température, ces régularisations viennent corriger, année après année, la TVA initialement déduite pour la mettre en phase avec l’usage réel de l’actif. En comptabilité, elles se traduisent par des mouvements complémentaires sur les comptes 44562, 44566, 44571 et, en contrepartie, des comptes de charges ou de produits (notamment les comptes 635 ou 758 selon les cas).
Écritures comptables de liquidation de la TVA selon le régime fiscal
La logique de base de la TVA à payer est identique pour toutes les entreprises : TVA collectée moins TVA déductible. En revanche, le rythme et les modalités de déclaration et de comptabilisation varient selon le régime fiscal : réel normal, réel simplifié ou franchise en base. Pour enregistrer correctement l’écriture comptable de la TVA à payer, vous devez donc toujours commencer par identifier le régime de l’entreprise.
Régime réel normal : déclaration mensuelle et saisie dans le journal des opérations diverses
Les entreprises au régime réel normal déposent en principe une déclaration CA3 chaque mois (ou chaque trimestre si la TVA annuelle due est inférieure à 4 000 €). À chaque échéance, une écriture d’OD vient traduire en comptabilité les montants reportés sur la CA3. C’est à cette étape que vous passez l’écriture de liquidation dans laquelle apparaît la TVA à décaisser en compte 44551.
Typiquement, dans le journal des opérations diverses, l’écriture mensuelle pourra être :
Débit 44571 - TVA collectéeDébit 4452 - TVA due intracommunautaireCrédit 44562 - TVA déductible sur immobilisationsCrédit 44566 - TVA déductible sur autres biens et servicesCrédit 445662 - TVA déductible intracommunautaireCrédit 44551 - TVA à décaisser (pour le solde)
Si, après calcul, la TVA déductible dépasse la TVA collectée, la contrepartie ne sera pas le 44551 mais le 44567 - Crédit de TVA. Cette écriture doit être passée pour le montant exact figurant sur la CA3, quitte à constater, si besoin, un léger écart d’arrondi dans un compte de produits ou de charges diverses (par exemple 758 ou 658).
Régime réel simplifié : acomptes semestriels et régularisation annuelle CA12
Au régime réel simplifié, la mécanique de comptabilisation de la TVA à payer est différente. Durant l’exercice, vous ne déposez pas de CA3 mensuelle : vous versez deux acomptes semestriels (en juillet et en décembre) calculés sur la base de la TVA due l’année précédente. Ces acomptes sont comptabilisés au débit du compte 44581 - Acomptes - régime simplifié et au crédit du compte 512 - Banque. Ils constituent en quelque sorte des « avances » de TVA versées au Trésor.
En fin d’année (ou à la clôture de votre exercice si elle ne coïncide pas avec l’année civile), vous établissez la déclaration annuelle CA12 qui récapitule la TVA collectée et déductible de tout l’exercice. L’écriture de liquidation suit la même logique que pour la CA3, mais en tenant compte des acomptes déjà versés :
Débit 44571, 4452… (TVA collectée / due)Crédit 44562, 44566, 445662… (TVA déductible)Crédit 44581 - Acomptes - régime simplifié (pour le total des acomptes de l’année)Crédit 44551 - TVA à décaisser (pour le solde net encore dû)
Si les acomptes sont supérieurs à la TVA réellement due ou si la TVA déductible excède la TVA collectée, vous constaterez un crédit de TVA : la contrepartie sera alors le compte 44567. Vous aurez alors le choix, comme au réel normal, entre le report du crédit sur l’exercice suivant ou la demande de remboursement.
Franchise en base de TVA et absence d’écriture de liquidation
Les entreprises placées sous le régime de la franchise en base de TVA se trouvent dans une situation radicalement différente : elles ne facturent pas de TVA à leurs clients et ne la récupèrent pas sur leurs achats. Concrètement, elles ne tiennent donc aucune comptabilité de TVA, n’utilisent pas les comptes 445 et ne passent aucune écriture de liquidation de TVA à payer. Les achats sont enregistrés en TTC en charges ou en immobilisations, et les ventes en HT (qui est aussi le TTC pour le client).
Sur le plan pratique, cela simplifie la comptabilité mais peut renchérir le coût réel des investissements et des charges, puisqu’aucune TVA n’est récupérable. C’est pourquoi certaines entreprises proches des seuils de franchise choisissent volontairement d’opter pour un régime réel de TVA afin de pouvoir déduire la taxe sur leurs achats. En cas de sortie de la franchise en base (dépassement des seuils par exemple), il convient alors de mettre en place la comptabilité de TVA et de commencer à passer les écritures de liquidation et de paiement de la TVA à partir de la date d’assujettissement.
Enregistrement du paiement effectif de la TVA à l’administration fiscale
Une fois la déclaration de TVA établie et l’écriture de liquidation passée, il reste une étape très concrète : le paiement de la TVA à l’administration fiscale. C’est à ce moment-là que la dette constatée en compte 44551 se transforme en décaissement sur votre compte bancaire. Même si l’écriture de paiement est simple, son calendrier et sa traçabilité sont scrutés de près en cas de contrôle.
Débit du compte 44551 et crédit du compte 512 – banque
Le schéma comptable de base pour le paiement de la TVA est particulièrement direct. À la date de prélèvement ou de virement, vous enregistrez l’écriture suivante :
Débit 44551 - TVA à décaisserCrédit 512 - Banque
Cette écriture vient solder la dette fiscale issue de la déclaration CA3 ou CA12. Si vous avez obtenu un remboursement de crédit de TVA, le mécanisme est symétrique : vous débitez le compte 512 - Banque et créditez le compte 44567 - Crédit de TVA. Dans les deux cas, votre balance doit, après enregistrement du mouvement bancaire, faire apparaître un solde nul sur le compte 44551 (sauf cas particuliers de régularisations en cours).
Respect de la date limite de télépaiement sur impots.gouv.fr
Depuis plusieurs années, les entreprises ont l’obligation de télédéclarer et de télépayer leur TVA sur le portail impots.gouv.fr. La date limite de dépôt de la déclaration et de paiement dépend du régime et de la périodicité (mensuelle ou trimestrielle), mais se situe généralement entre le 15 et le 24 du mois suivant la période concernée. Ne pas respecter ces échéances expose à des intérêts de retard et à des majorations.
Concrètement, vous validez votre CA3 en ligne, autorisez le prélèvement ou initiez un télépaiement, puis enregistrez, à la date de valeur, l’écriture de règlement dans votre journal de banque. Une bonne pratique consiste à rapprocher systématiquement le montant prélevé avec le solde du compte 44551 avant toute saisie, afin de détecter immédiatement toute discordance (erreur d’arrondi, période mal sélectionnée, etc.). Cette rigueur vous évite des écarts inexpliqués au moment des travaux d’inventaire.
Gestion des pénalités et majorations de retard (compte 6717)
En cas de dépôt ou de paiement tardif, l’administration fiscale peut appliquer des intérêts de retard et des majorations. Ces sommes n’ont rien à voir avec la TVA elle-même : ce sont des charges exceptionnelles, à comptabiliser en dehors des comptes 445. Elles se enregistrent généralement au débit du compte 6717 - Pénalités, amendes fiscales, avec pour contrepartie le compte de banque ou un compte de dettes fiscales selon le mode de régularisation.
Pour limiter ces coûts, certaines entreprises mettent en place des alertes internes ou s’appuient sur leur expert-comptable pour sécuriser le calendrier des déclarations. Vous pouvez aussi, en cas de difficulté passagère de trésorerie, solliciter un étalement de votre dette fiscale auprès de l’administration. Dans ce cas, les modalités de paiement et le suivi comptable devront être adaptés (création d’un échéancier, suivi des intérêts, mouvements réguliers sur le compte 44551 et sur les comptes de trésorerie).
Automatisation des écritures de TVA dans les logiciels comptables
Avec la généralisation des outils numériques, la plupart des cabinets et des entreprises recourent à des logiciels comptables (Sage, Cegid, QuadraCompta, etc.) qui permettent d’automatiser une grande partie du traitement de la TVA. Bien paramétrés, ces outils réduisent les risques d’erreur et vous font gagner un temps précieux : la TVA collectée et déductible est alimentée automatiquement à partir des journaux de ventes, d’achats et de banque, puis les écritures de liquidation sont générées à partir de la déclaration.
Paramétrage de la déclaration de TVA dans sage, cegid et QuadraCompta
Dans les principaux logiciels du marché, le point de départ est toujours le paramétrage des comptes de TVA et des codes de taxes. Vous associez chaque code de taxe (TVA 20 % sur ventes, TVA 10 % sur achats, TVA intracommunautaire, etc.) à un ou plusieurs comptes 445 du plan comptable. Ce paramétrage irrigue ensuite l’ensemble du système : dès qu’une facture est comptabilisée avec un code de taxe donné, la bonne ventilation en comptes de TVA est assurée.
Les modules TVA de Sage, Cegid ou QuadraCompta permettent ensuite de générer automatiquement la déclaration CA3 ou CA12 à partir des écritures comptables. Vous n’avez plus à retaper manuellement les montants ligne par ligne : le logiciel agrège les soldes des comptes de TVA, les répartit sur les bonnes cases du formulaire et calcule la TVA à décaisser ou le crédit de TVA. C’est un peu comme un tableau de bord de voiture : vous n’avez pas à recalculer la vitesse ou le niveau d’essence, mais vous devez rester vigilant sur les voyants d’alerte.
Génération automatique des écritures OD de liquidation
Une fois la déclaration validée dans le logiciel, vous pouvez, dans la plupart des solutions, lancer la génération automatique de l’écriture de liquidation de TVA. Le programme va créer une OD qui solde les comptes 44571, 44562, 44566, 4452, 445662, etc., et enregistre la contrepartie en compte 44551 ou 44567 selon le cas. Cela évite les erreurs manuelles de saisie et garantit la parfaite concordance entre la déclaration validée et la comptabilité.
Il reste néanmoins indispensable de contrôler cette OD avant validation définitive : vérifiez que les montants correspondent bien à la CA3, que les comptes utilisés sont ceux prévus par votre plan comptable, et que le solde final du 44551 est cohérent avec le montant de TVA à payer. En cas de correction à apporter (par exemple une facture oubliée, un mauvais code de TVA), vous devrez ajuster la comptabilité avant de régénérer la déclaration et l’écriture de liquidation.
Contrôle de cohérence entre balance comptable et déclaration fiscale
L’automatisation ne dispense pas du contrôle. Avant de télétransmettre votre CA3 ou CA12, il est recommandé de comparer les montants de TVA figurant sur la déclaration avec les soldes de vos comptes de TVA dans la balance. L’un des tests les plus simples consiste à vérifier que la somme des comptes de TVA collectée (44571, 4452…) moins la somme des comptes de TVA déductible (44562, 44566, 445662…) correspond bien au montant de TVA à décaisser ou au crédit de TVA indiqué sur la déclaration.
Vous pouvez également réaliser des contrôles de cohérence globaux : par exemple, rapprocher la TVA collectée théorique (ventes HT par taux x taux de TVA) avec la TVA collectée comptabilisée, ou vérifier que la TVA déductible sur un type de dépense reste dans des ordres de grandeur cohérents d’un mois sur l’autre. Ces contrôles permettent d’identifier des anomalies (factures mal codifiées, opérations manquantes, erreurs de taux) avant qu’elles ne se traduisent par un redressement fiscal.
Contrôle et validation des écritures de TVA lors de la clôture comptable
Au moment de la clôture annuelle, la TVA fait l’objet d’une attention toute particulière, tant de la part de l’expert-comptable que du commissaire aux comptes le cas échéant. L’objectif est simple : s’assurer que les comptes de TVA reflètent correctement les déclarations effectuées et qu’aucune dette ou créance fiscale n’a été omise. C’est une étape clé pour sécuriser vos comptes annuels et réduire le risque de contestation de la part de l’administration.
Concrètement, vous vérifiez d’abord que toutes les déclarations de TVA (CA3 ou CA12) de l’exercice ont bien été comptabilisées et que les comptes 44551 et 44567 concordent avec les soldes figurant sur les relevés fiscaux. Ensuite, vous vous assurez que le solde des comptes de TVA collectée et déductible (44571, 44562, 44566, 4452, 445662…) au 31/12 ne correspond qu’à la période non encore déclarée (par exemple la TVA de décembre lorsque la déclaration est déposée en janvier). Toute TVA antérieure mal soldée doit être régularisée.
Enfin, des travaux de révision spécifiques peuvent être nécessaires : recalcul du prorata de déduction pour les activités mixtes, régularisations pluriannuelles sur les immobilisations, correction des erreurs identifiées lors des contrôles de cohérence. Ces ajustements se traduisent par des écritures complémentaires sur les comptes de TVA et, le cas échéant, sur des comptes de charges (635, 6717) ou de produits (758). En prenant le temps de fiabiliser vos écritures de TVA à la clôture, vous vous donnez les moyens d’aborder sereinement un éventuel contrôle fiscal et de piloter votre trésorerie sur des bases fiables.