La majorité des entreprises sont confrontées à un problème de gestion et de sauvegarde des contenus. En effet, les données numériques et le travail administratif ne cessent d’augmenter chaque jour. Pour une meilleure organisation du flux d’informations, il convient de mettre en place un projet de dématérialisation. C’est à cela que vient répondre l’Enterprise Content Management (ECM). Nous aborderons plus en détail le sujet dans cet article.
Qu’est-ce que L'Enterprise Content Management ?
L’enterprise content management (ECM) ou gestion de contenu d’entreprise en français est la gestion centralisée des informations d’une société. Cette approche permet d’intégrer l’ensemble des contenus dans un référentiel commun quelle que soit leur provenance. L’objectif est de pouvoir dématérialiser les processus en vue de faciliter l’exploitation des données par les équipes via des canaux et des outils collaboratifs. Cette stratégie va plus loin que la centralisation des informations. Elle prend également en compte les fichiers non structurés afin de les inclure dans une base commune. La démarche de gestion de contenu d’entreprise contribue aussi à organiser intelligemment et efficacement les informations en fonction de leurs usages et de leur cycle de vie. La raison d’être d’une approche de l'ECM est de rendre accessibles toutes les données importantes à l’ensemble des salariés, partenaires et clients disposant des droits d’accès dans une société.
Les avantages de la gestion de contenu d’entreprise
Le déploiement d’un logiciel de gestion de contenu d'entreprise présente plusieurs avantages. Principalement, il permet de mieux gérer l’ensemble des documents et des informations afin de se débarrasser au maximum des problèmes techniques. Les bénéfices pour les structures qui l’adoptent sont les suivants :- L’optimisation des coûts ;
- La simplification des recherches et l'amélioration des process ;
- Le gain de temps ;
- La sécurisation des informations ;
- La mise en place d’un environnement favorable pour la gestion et la fidélisation des clients ;
- Une efficacité accrue du rendement du personnel et des différentes activités de l’entreprise ;
- Une meilleure intelligence collective et une ambiance de travail plus conviviale au sein des divers services de l’entreprise.
Les étapes d’un processus de gestion de contenu d’entreprise
Quelle que soit sa complexité, l’ECM comprend schématiquement plusieurs grandes étapes.- La capture des documents digitaux ou en papier (factures, contrats, documents de travail, etc.). En ce qui concerne les supports papier, cela passe par un scan du document. On parle alors de dématérialisation des flux documentaires.
- L’indexation et le classement des contenus. Cela consiste non seulement à enregistrer un document au sein d’un système centralisé, mais aussi à le classer (date, identité du rédacteur, type de document, nom du client, etc.) de manière à pouvoir le retrouver facilement et rapidement en cas de besoin. L’indexation permet de retrouver un fichier de manière presque automatique. Elle offre aussi la possibilité de repérer des documents similaires ou des fichiers liés. En l’occurrence, certaines fonctions telles que la « recherche plein texte » sont très utiles pour traiter efficacement les requêtes complexes.
- La gestion est une fonctionnalité permettant de simplifier le partage des informations entre les travailleurs d’un même groupe. Elle vise à vulgariser l’optimisation et l’automatisation des processus de workflow. Autrement dit, certains types de documents peuvent être directement adressés à toutes les personnes concernées.
- Le stockage et la protection des contenus constituent un volet majeur de la gestion de contenu de l’entreprise. Il s’agit des actions sécuritaires mises en place (restrictions et contrôle d’accès, chiffrage, etc.) dans le but de garantir l’intégrité du patrimoine documentaire d’une organisation.