La permanence téléphonique médicale et ses avantages

Tous les professionnels de soins ont besoin d’externaliser leur accueil téléphonique. Plusieurs solutions sont proposées : service de permanence téléphonique, les télésecrétaires indépendants ou les entreprises spécialisées dans le télésecrétariat. Le choix se fait suivant les besoins et les attentes de chacun, notamment le volume d’appels réceptionné et le planning en ligne ainsi que les tâches administratives que le praticien souhaite déléguer. Quel que soit le domaine, la qualité de l’accueil téléphonique garantit la réussite d’une activité professionnelle. 

Souscrire au service de secrétariat médical externalisé n’a jamais été l’œuvre du hasard, c’est une solution qui répond essentiellement aux besoins exacts d’un cabinet médical. 

La permanence téléphonique médicale assurée par des prestataires extérieurs (secrétaires ou centres d’appel) aide à améliorer la notoriété des médecins, une fois les contraintes de l’accueil téléphonique sont délégués à des experts de la l’appel entrant. Vocallz travaille avec les professionnels médicaux depuis 2004 dans le respect des règles déontologiques édictées par le CNOM. 

Vocallz s’attarde sur la définition d’une permanence téléphonique et les valeurs ajoutées qu’elle peut apporter aux professionnels de santé lors et en dehors de l’exercice du métier.  

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ? 

La permanence téléphonique est une solution qui consiste à gérer le secrétariat d’une entreprise quelconque. Il s’agit de  l’externalisation de la gestion des appels entrants avec un accueil à l’image du cabinet médical. Grâce à une permanence téléphonique, le professionnel de soin ou l’entreprise reste joignable à tout moment. Par ailleurs, cette formule se distingue par sa souplesse et flexibilité, puisqu’elle s’adapte parfaitement aux besoins des différents milieux professionnels : professions de santé, entreprises et artisans ou professions libérales. Les télésecrétaires qui se chargent de la réception des appels respectent les consignes spécifiques fournies au préalable par le client tout en aidant et orientant les patients. 

Concrètement, l’externalisation de l’accueil téléphonique est la solution idéale pour renseigner et écouter les appelants. Dans le secteur de santé, les praticiens accordent beaucoup d’importance au bien-être des patients non seulement durant les consultations, mais aussi au téléphone et sur les réseaux sociaux, toujours dans le respect de la déontologie médicale. Le rôle des télésecrétaires consiste à identifier les raisons de chaque appel, prendre ou transférer les messages selon leur importance. La permanence téléphonique se charge également de gérer les agendas professionnels de l’entreprise pour les prises de rendez-vous, ainsi que l’organisation des réunions et séminaires.

À la différence d’une télésecrétaire indépendante, la permanence téléphonique médicale dispose d’une équipe de télésecrétaires. Elle a donc les atouts de la réactivité et la capacité de gérer convenablement et dans les délais un certain nombre de tâches. Pour en savoir plus sur le service de permanence téléphonique médicale, visitez ce site.

La permanence téléphonique médicale, un service nécessaire aux patients

Rien n’est aussi efficace que la permanence téléphonique pour garantir la réception d’appels, lors des périodes d’indisponibilité d’une secrétaire en interne, en cas d’arrêt-maladie, week-ends, vacances, etc. ! Ce service peut être fourni par deux types de prestataires : 

• Les secrétaires médicales établies en auto-entrepreneurs qui possèdent souvent pas mal d’expérience en tant qu’employées salariées et peuvent se mettre au service de plusieurs médecins selon leur disponibilité. L’intervention de ces professionnelles convient surtout aux cabinets individuels qui ne reçoivent pas beaucoup d’appels.
• Les centres d’appel disposant de plusieurs télésecrétaires formées pour exercer dans le domaine médical. Ce choix est surtout indiqué pour les établissements de taille conséquente, qui comprennent par exemple différents services, et réunissent plusieurs praticiens. La réception est ainsi assurée avec un décroché rapide et même en cas de débordement. Le choix de cette permanence est souvent motivé par le caractère urgent des appels et ce dans le but de garantir aux patients un accueil professionnel à toute heure, tous les jours de l’année.

Comment organiser la permanence téléphonique ?

Le choix et la mise en place d’une permanence téléphonique médicale ne s’effectue qu’après une étude exhaustive des besoins et des moyens de l’établissement. Autrement, avant de se lancer, il convient de passer au criblle divers éléments. D’abord, le nombre  approximatif d’appels reçus à confier au prestataire extérieur à partir de la moyenne des communications reçues, les créneaux horaires ou jours de prise en charge, la fréquence des prestations… Ensuite, il est bien recommandé de définir le budget à consacrer à ce service et enfin, la comparaison des offres de différentes entreprises de télésecrétariat médical.  Une fois, la décision est prise, il faut définir les consignes précises à communiquer à l’équipe de travail, afin de gérer la réception des appels et la gestion des rendez-vous à l’image de son cabinet. 

Permanence téléphonique : services proposés 

Opter pour une permanence téléphonique dédiée uniquement au médical et au paramédical est le réel gage d’une gestion optimale d’agendas, d’appels entrants et une parfaite gestion du cabinet médical, citons : le rappel des rendez-vous par SMS, retranscription de comptes-rendus médicaux, le transfert des appels urgents… L’accès à des outils sécurisés est un autre avantage de Vocallz, que ce soit pour vous faciliter la collaboration avec votre équipe d’accueil ou avec vous-même. Ceci vous épargnera des investissements supplémentaires dans des logiciels comme les outils ERP ou encore la prise de rendez-vous par Internet.

Avantages de la permanence téléphonique médicale à exiger

Gestion optimal du cabinet médical et des formules adaptées aux besoins 

Vocallz est une solution de permanence téléphonique française uniquement dédiée aux professionnels de santé et de soins. Outre leur de formation médicale, toutes ses télésecrétaires sont encadré(e)s par des superviseurs pour renforcer la qualité des prestations.

Les clients ont l’avantage de bénéficier d’une solution modulable. Ils peuvent souscrire aux options et aux outils qui vous sont essentiels à n’importe quel moment (téléconsultation médicale, rappel des rdv par sms, etc.). Quant à la facturation, elle dépendra de vos besoins et de votre consommation. Elle peut être forfaitaire ou à l’appel. Si vous souhaitez renforcer votre relation patient-médecin et travailler dans le confort et la sérénité, n’hésitez pas ! Le secrétariat médical externalisé est ce qui vous manque ! Grâce à nos équipes, votre communication santé sera maitrisée et vous serez en permanence disponible pour vos patients. 

En permanence ou en débordement, vous pouvez confier la réception des appels à la permanence téléphonique médicale pour renforcer votre accueil téléphonique ou le remplacer.

Un accueil téléphonique dédié aux entreprises et professionnels de santé 

Dans cette ère du numérique, la concurrence est de plus en plus rude. C’est ce qui conduit les entreprises à chercher des formules efficaces leur permettant de rester en permanence à l’écoute de leurs clients pour les assister dans leur achat, réclamation, demande, etc.

Bien qu’ils soient limités par des réglementations bien strictes, les professionnels de santé sont invités à leur tour à soigner et entretenir la communication santé et ce via une écoute active et une gestion optimale du rendez-vous médical.  Sans l’externalisation du standard téléphonique, les médecins ne pourraient pas concilier consultations et accueil de la patientèle.   

Pour éviter de décevoir ou perdre ses patients, la permanence téléphonique est un choix qui s’impose. Toutefois, il faut aller du côté des experts du secrétariat pour s’assurer des services de haute performance, adaptés aux attentes des patients connectés. C’est ce que Vocallz procure à ses clients du corps médical.

De nombreuses solutions numériques facilitent aujourd’hui la gestion d’un cabinet médical, clinique ou hôpital. C’est ce qui explique pourquoi certaines permanences optent pour le partenariat avec des acteurs du médical, afin de développer leur propre outils, à titre d’exemple, Vocallz qui propose des outils sécurisés dédiés aux médecins tel que l’agenda partagé, cet outil collaboratif entre le praticien, sa secrétaire et ses confrères.

La prise de rendez-vous par Internet avec notre partenaire Doctolib ou encore la téléconsultation médicale avec Mediseo, sans oublier le  rappel des rendez-vous par sms ou par mail pour limiter les rendez-vous non honorés. 

Les formules et outils proposés par Vocallz et ses partenaires sont adaptés à vos besoins spécifiques. Quant aux tarifs, aucune surprise ! Vos factures dépendent chaque mois de votre utilisation de notre service de télésecrétariat. Autrement, vous ne payez que ce que vous consommez… !

Consultez les avis clients de l’entreprise de télésecrétariat médical

Les avis clients sont d’une importance capitale. Certaines permanences téléphoniques affichent les avis des médecins qui ont eu l’occasion de collaborer avec leurs télésecrétaires. Voilà ce qui représente un réel gage de qualité et met en avant la crédibilité de l’entreprise. N’hésitez pas ensuite de demander l’avis de votre entourage, les confrères qui sont déjà accompagnés d’une permanence téléphonique. 

Un service de télésecrétariat aux moindres coûts 

Le principal avantage de la permanence téléphonique médicale Vocallz se rattache aux coûts liés à sa mise en place. Faire appel à un service de permanence téléphonique est beaucoup moins coûteux que le fait de recruter une standardiste à temps plein dans le cabinet. D’ailleurs, de récentes études ont révélé qu’opter pour des services de secrétariat téléphonique externalisé permet de réduire ses dépenses jusqu’à 76 %. Ces économies s’expliquent essentiellement par l’absence de charges liées à la mise en place d’un standard dans le cabinet (frais sociaux, les frais de fonctionnement et l’achat d’équipements). De plus, le coût d’une télésecrétaire externe est semble-t-il nettement inférieur à celui d’une secrétaire en interne.

La spécialisation du service de secrétariat externalisé 

Si nous parlons de la spécialisation, c’est parce que les entreprises commercialisant un service de permanence téléphonique ne sont pas toutes expertes dans le médical ou le paramédical. Il existe alors trois types d’entreprises : 

• Le centre d’appel générique qui s’adresse à toutes les professions libérales,
• L’indépendant assurant seul la prestation de permanence téléphonique et peut proposer un service générique ou dédié aux professionnels de santé,
• L’entreprise spécialisée dans le télésecrétariat médical et paramédical, disposant de qualités permettant de  prendre en charge toutes les exigences des différentes disciplines.

Trouver un partenaire expérimenté peut constituer un tournant décisif dans votre carrière de médecin, car il en joue de l’image de votre cabinet médical et de la fidélisation de vos patients. 

Le secteur médical est complexe, donc il convient que le secrétariat téléphonique soit géré par des professionnels expérimentés dans les métiers de la santé afin de réussir à faire preuve d’empathie et à discerner le besoin de transférer les appels urgents.

Vocallz offre aux professionnels de soins un service de permanence téléphonique médical mettant à leur disposition des télésecrétaires de formation exclusivement médicale. Nos équipes s’adaptent aux exigences de tous les médecins en leur garantissant le respect du secret médical, l’identification des urgences médicales, transfert d’appels, prise de messages, bonne orientation des patients… 

La flexibilité de la permanence téléphonique 

Toutes les entreprises de télésecrétariat médical ne sont pas pareilles. Le unes proposent uniquement la réception des appels et la prise de rendez-vous, tandis que d’autres proposent d’effectuer d’autres tâches et vous donnent accès à des outils de haute performance qui facilitent votre quotidien. Avant de vous engager, n’hésitez pas à vérifier la question de l’amplitude horaire, c’est-à-dire la réception des appels du lundi au vendredi  ou du lundi au samedi et sur quelles plages horaires. Mais le plus avantageux est de se tourner vers une externalisation de l’accueil téléphonique flexible. Ainsi au moment où il y a débordement, la formule d’une permanence téléphonique modulable peut agir de façon ponctuelle suivant vos besoins. Vocallz est le spécialiste du télésecrétariat médical qui propose des prestations flexibles et conformes aux attentes. 

Vocallz, le spécialiste du télésecrétariat médical

Vocallz est une plateforme regroupant des secrétaires pour assurer la permanence téléphonique pendant votre absence ou au moment où votre ligne téléphonique est occupée. Le travail est exécuté selon vos consignes, avec la possibilité de nous confier la totalité ou une partie de vos appels. Selon vos besoins, vous pouvez nous les transférer en quelques clics. Notre plateforme téléphonique médicale permet de répartir les appels sur un groupe de télésecrétaires dédiées à votre agenda. C’est ce groupe qui se charge de décrocher toujours en priorité vos appels. Et même lorsqu’il manque une secrétaire dans le groupe ou que toutes sont déjà en ligne, l’appel sera automatiquement « pris en charge » par une secrétaire médicale disponible…

Avec nos 18 ans d’expérience, nous sommes en mesure de fournir une prestation adaptée à vos attentes et d’améliorer votre lien de confiance avec vos patients.