Nombreuses entreprises optent pour un logiciel PIM afin d’avoir une excellente qualité de l’information produit. Toutefois, elles devraient consacrer du temps pour réaliser un appel d’offres et choisir leur futur partenaire solution PIM. Découvrez les étapes à suivre pour réussir son appel d’offres PIM.
L’analyse globale du marché : une étape incontournable pour un appel d’offres PIM
Dès le commencement d’un projet, un responsable doit être désigné par l’entreprise pour la conduite d’un appel d’offres. De même, une équipe projet pluridisciplinaire devrait être constituée avec différents services tels que marketing, commercial, etc. Dans toutes les étapes, son implication permet la garantie du succès ainsi qu’une meilleure acceptation du changement via l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Une fois que les rôles sont définis, les informations générales sur le marché du PIM doivent être recueillies par l’entreprise. Ce dernier doit également assurer l’identification des principaux intervenants ainsi que leur positionnement. Afin de pouvoir s’informer, l’entreprise a la possibilité de consulter différentes sources sur des sites internet comme des articles, des blogs, etc. Cette première étape permet à l’entreprise de se faire une idée du marché la plus précise. Elle pourra également prendre conscience des différents logiciels qui seront proposés. À un tel stade de la procédure, il devient possible pour l’entreprise de contacter des partenaires qui sont potentiels. En effet, ces échanges lui permettent la clarification de ses besoins auprès de ces derniers. D’une autre part, cela favorise l’obtention d’un ordre de grandeur de coût et contraintes techniques du projet sélection PIM. Pour plus d’information, visitez www.goaland.fr.
Réussir son appel d’offres PIM : zoom sur les procédures à suivre
Après l’étape de l’analyse globale du marché, il faut ensuite entamer la constitution du dossier de consultation. En effet, le dossier doit avoir une clarté et une structure assurées. Avoir un dossier complet est important, car cela va permettre aux prestataires de bien comprendre les besoins de l’entreprise ainsi que ses attentes sur le logiciel.
Par la suite, une fois le dossier de consultation rédigé, la troisième étape entre en jeu sur la soumission du dossier à une première liste de prestataire. Cette liste devrait contenir entre cinq et dix prestataires potentiels. Une fois les dossiers complétés reçus par l’entreprise, une étude, suivie d’une comparaison, va se faire.
Il s’agit de la quatrième étape qui consiste à la réception des dossiers complétés. Notamment, la comparaison de chaque offre permet la sélection des meilleurs. Les prestataires sélectionnés recevront une invitation pour une présentation générale de leur solution. Pour enrichir la diffusion du dossier et maximiser la visibilité auprès de prestataires qualifiés, l’entreprise peut envisager de publier ou de relayer ses consultations via des plateformes spécialisées comme France Marchés, le site spécialiste de l’appel d’offre. Cela augmente les chances d’atteindre des prestataires ayant une forte expertise en solutions PIM. Enfin, la dernière étape concerne la rencontre avec les prestataires. Ainsi, l’entreprise peut avoir les renseignements nécessaires suite à un appel d’offres PIM avec les fonctionnalités de cette solution.
Appel d’offres PIM : élaborer une liste restreinte
Après la phase de rencontre avec les prestataires, il devient indispensable de restreindre la sélection pour concentrer l’analyse sur les solutions les plus pertinentes. Cette étape de short list prépare l’entreprise à un choix réfléchi et objectif.
La constitution d’une short-list efficace
La short list doit idéalement se limiter à deux ou trois prestataires. Cela permet de favoriser un échange approfondi et de disposer de suffisamment de temps pour évaluer chaque solution en détail. À ce stade, l’implication des équipes métiers est essentielle pour mesurer l’adéquation des solutions aux besoins réels de l’entreprise.
L’importance d’un Proof Of Concept (POC)
Un POC est une démonstration personnalisée, réalisée à partir de données de test fournies par l’entreprise. Il s’agit d’une étape clé pour juger de la pertinence et de la fiabilité de chaque solution PIM. En imposant des contraintes identiques à tous les prestataires, la comparaison devient plus objective et transparente.
Les critères essentiels à évaluer lors du POC
Le POC doit être structuré autour de critères précis afin de garantir une évaluation équitable. Les points d’attention incluent :
- les aspects techniques et la capacité d’intégration avec le système existant,
- les critères financiers et la maîtrise des coûts dans la durée,
- la pertinence fonctionnelle par rapport aux besoins de l’entreprise,
- la simplicité d’utilisation et l’expérience utilisateur,
- les conditions contractuelles et le niveau d’accompagnement proposé.
En procédant ainsi, l’entreprise se donne toutes les chances de sélectionner un prestataire capable de répondre à ses attentes, tout en sécurisant la mise en place de son futur PIM.
Dernière étape : le choix du prestataire et la contractualisation
L’entreprise peut choisir un prestataire après avoir suivi les démarches à suivre. Elle doit également revenir vers les non-retenus afin de les informer sur son choix final ainsi que les raisons de motivations de ce choix. En effet, l’objectif de cette septième étape est la finalisation et la signature de la documentation contractuelle qui contient tous les éléments négociés. Le choix d’un partenaire fiable et compétent implique la réalisation d’un appel d’offres qualitatif et garantit de réussir un projet PIM. Toutefois, il faut noter qu’afin d’y parvenir, la constitution d’un dossier de consultation solide, contenant un tableau d’appel d’offres clair et structuré, est obligatoire. Grâce à ce tableau, il est possible de s’appuyer sur des critères pertinents. Par la suite, vous pouvez réaliser une comparaison parmi la sélection PIM. Avec ce logiciel, un gain du temps est assuré et les risques d’erreurs dans les devis et les achats seront limités. De plus, il garantit un suivi client plus efficace, un suivi des impayés, une gestion précise, une excellente image de marque et un suivi des évolutions légales.