# Quel compte comptable pour les frais de formationLa formation professionnelle représente un investissement stratégique pour toute entreprise souhaitant maintenir la compétitivité de ses équipes et s’adapter aux évolutions constantes du marché. En 2023, les entreprises françaises ont consacré plus de 25 milliards d’euros à la formation de leurs salariés, un chiffre qui témoigne de l’importance accordée au développement des compétences. Pourtant, derrière cet engagement financier se cache une réalité comptable complexe que beaucoup de responsables financiers peinent à maîtriser. La qualification comptable des dépenses de formation ne se résume pas à un simple enregistrement de facture : elle engage la déductibilité fiscale, la récupération de la TVA et la conformité aux normes du plan comptable général. Choisir le bon compte comptable selon la nature de la formation, comprendre les subtilités de l’exonération de TVA pour certains organismes agréés, distinguer les frais pédagogiques des frais annexes, voilà autant de défis quotidiens pour vous qui gérez les finances d’une entreprise. Cette problématique prend une dimension encore plus importante lorsque vous devez coordonner les contributions OPCO, traiter les remboursements, ou décider si une formation certifiante doit être immobilisée ou passée en charge.
Le compte 6333 : imputation comptable des dépenses de formation professionnelle
Le compte 6333 intitulé « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » constitue le compte de référence pour enregistrer l’essentiel des dépenses de formation dans votre comptabilité. Ce compte regroupe principalement les contributions obligatoires que vous versez aux opérateurs de compétences ainsi que les formations considérées comme libératoires au regard de vos obligations légales. L’utilisation de ce compte traduit une logique fiscale spécifique : vous comptabilisez des dépenses qui s’apparentent davantage à une obligation sociale qu’à un service directement rémunéré.
La qualification en compte 6333 s’applique typiquement lorsque vous ne retirez aucune contrepartie économique directe de la formation dispensée. Par exemple, lorsqu’un salarié suit une formation dans le cadre d’un projet de transition professionnelle qui aboutira probablement à son départ de l’entreprise, vous ne bénéficiez d’aucun retour sur investissement mesurable. Dans ce cas, l’enregistrement au débit du compte 6333 reflète la nature contributive de cette dépense. Selon les statistiques de France Compétences, environ 42% des formations financées par les entreprises relèvent de cette catégorie, ce qui démontre l’importance de ce traitement comptable.
Distinction entre le compte 6333 et le compte 6228 pour les formations externes
La frontière entre le compte 6333 et le compte 6228 « Rémunérations d’intermédiaires et honoraires » constitue l’une des questions les plus fréquentes en matière de comptabilisation des formations. Cette distinction repose sur un critère fondamental : la présence ou l’absence d’une contrepartie économique pour votre entreprise. Lorsque vous faites appel à un formateur externe pour dispenser une formation technique qui améliorera directement la productivité de vos équipes, vous recevez un service dont vous tirerez profit. Dans ce cas, l’utilisation du compte 6228 s’impose naturellement.
Prenons un exemple concret pour illustrer cette nuance. Votre entreprise engage un consultant pour former l’équipe commerciale aux nouvelles techniques de négociation. Cette formation génère une compétence directement exploitable qui augmentera potentiellement le chiffre d’affaires. Vous comptabiliserez donc cette prestation au débit du compte 6228 avec récupération de la TVA au compte 44566
Dans d’autres situations, vous financez une formation qui ne répond pas à une obligation légale particulière, mais qui prépare le départ d’un salarié ou l’acquisition de compétences dont votre entreprise ne profitera pas réellement (reconversion externe, projet personnel, etc.). Même si la facture est émise par un organisme de formation classique, l’absence de contrepartie économique directe milite alors pour une comptabilisation en 6333 plutôt qu’en 6228. À l’inverse, dès que la dépense est motivée par l’optimisation de vos process, l’amélioration de la qualité ou l’accroissement de votre chiffre d’affaires, vous serez plus cohérent en utilisant le compte 6228.
On peut résumer la logique ainsi : le compte 6228 s’applique aux formations considérées comme un service acheté, intégré à votre stratégie de développement, tandis que le compte 6333 correspond à une contribution à votre obligation de formation professionnelle, sans bénéfice direct clairement mesurable. Cette distinction est importante en cas de contrôle, car l’administration fiscale s’attend à retrouver dans le 6333 des dépenses à caractère plutôt « social » et dans le 6228 des prestations de formation affectées à votre exploitation courante.
Rattachement des cotisations OPCO au compte 6333 selon le plan comptable général
Les contributions que vous versez à votre opérateur de compétences (OPCO) constituent le cœur des montants enregistrés au compte 6333. Ces cotisations financent la formation professionnelle continue, l’alternance et, plus largement, la montée en compétences de la main-d’œuvre au niveau national. Comptablement, elles sont considérées comme des impôts et taxes, même si elles transitent par un organisme paritaire et non par le Trésor public. C’est pourquoi le plan comptable général les rattache clairement à la classe 63.
Concrètement, à la réception de l’appel de cotisation de votre OPCO, vous enregistrez l’écriture suivante : débit du compte 6333 pour le montant de la contribution, éventuellement débit du compte 44566 si la cotisation est assujettie à la TVA (cas plus rare), et crédit du compte 401 « Fournisseurs – OPCO ». Lorsque vous réglez la cotisation, vous créditez le compte 512 « Banque » et débitez le compte 401. Cette mécanique simple garantit un suivi clair de votre participation légale à la formation professionnelle. En pratique, la plupart des entreprises provisionnent également ces charges en fin d’exercice lorsque l’appel de cotisation n’est pas encore parvenu, via le compte 4386 « Organismes sociaux – Charges à payer ».
Il est important de ne pas mélanger dans ce compte 6333 des dépenses qui n’ont rien à voir avec les obligations légales, comme des formations ponctuelles décidées en interne et facturées par un organisme de formation. Celles-ci doivent rester en 6228 ou dans un autre compte de services extérieurs adapté. Vous évitez ainsi les confusions et facilitez la lecture de vos états financiers, notamment lorsqu’il s’agit d’analyser la part de vos dépenses réellement imputables aux contributions OPCO.
Traitement comptable des formations dispensées par un organisme certifié qualiopi
Depuis l’entrée en vigueur de la certification Qualiopi pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés, de nombreuses entreprises se demandent si cette certification a un impact sur l’imputation comptable. Sur le plan strictement comptable, le fait qu’un organisme soit certifié Qualiopi ne change pas, à lui seul, le choix entre le compte 6333 et le compte 6228. Ce qui reste déterminant, c’est toujours la présence d’une contrepartie économique pour l’entreprise et le caractère libératoire ou non de la dépense.
En revanche, la certification Qualiopi a une incidence indirecte : elle conditionne souvent la prise en charge de tout ou partie des frais de formation par l’OPCO ou par d’autres financeurs. Dans ce cas, vous comptabilisez la facture de formation au débit du compte 6228 ou 6333 selon la logique exposée plus haut, puis vous enregistrez ultérieurement les remboursements en produits (compte 791 « Transferts de charges d’exploitation »), ce qui viendra diminuer le coût net de la formation. Qualiopi agit donc un peu comme un « label de qualité » qui facilite la mobilisation des financements, mais ne crée pas un compte comptable spécifique.
Sur le plan pratique, il est recommandisé de bien distinguer en comptabilité les formations financées sur fonds propres de celles cofinancées via des dispositifs publics ou mutualisés. Vous pouvez, par exemple, utiliser des sous-comptes du 6228 ou du 6333 pour tracer les formations éligibles à un remboursement OPCO (souvent avec des organismes Qualiopi) et celles entièrement autofinancées. Cette granularité facilite vos reportings RH et financiers et permet de mieux piloter votre plan de développement des compétences.
Enregistrement des frais pédagogiques et des supports de formation au débit du 6333
Lorsque la formation n’apporte pas de contrepartie directe à votre entreprise et qu’elle relève d’une logique de contribution, il est possible – selon certaines doctrines – d’imputer non seulement la cotisation OPCO, mais aussi les frais pédagogiques et supports associés au débit du compte 6333. Cela vise, par exemple, les formations suivies par un salarié en congé de transition professionnelle ou dans le cadre d’un CPF mobilisé pour un projet de reconversion externe. Dans ce cas, les factures d’inscription, de supports de cours ou de droits d’examen peuvent être rattachées au 6333.
Schématiquement, l’écriture comptable sera la suivante : débit du compte 6333 pour le montant hors taxe des frais pédagogiques, débit du compte 44566 pour la TVA déductible lorsque la formation est soumise à TVA, et crédit du compte 401 pour le fournisseur (organisme de formation). Vous traitez alors ces dépenses comme une extension de votre participation à la formation professionnelle, plutôt que comme un service extérieur optimisant votre exploitation. Cette approche est cohérente dès lors que l’entreprise ne bénéficie pas de la compétence acquise (par exemple, le salarié quitte la structure à l’issue de la formation).
Attention toutefois : toutes les sources ne s’accordent pas sur cette pratique et certains experts préconisent de réserver le compte 6333 aux seules contributions obligatoires et dépenses véritablement libératoires. Si vous choisissez d’y rattacher les frais pédagogiques, veillez à documenter clairement votre position (note interne, justification de l’absence de contrepartie économique, lien avec un dispositif légal spécifique). En cas de doute, votre expert-comptable pourra vous aider à arbitrer entre le 6333 et le 6228 en fonction de votre politique de formation et de votre appétence au risque fiscal.
La TVA sur les frais de formation : déductibilité et régime fiscal applicable
Au-delà du choix du compte comptable pour les frais de formation, la question de la TVA est centrale pour optimiser votre coût réel. Entre prestations de formation exonérées, assujetties au taux normal de 20 % ou partiellement prises en charge par un OPCO, la gestion de la TVA peut vite ressembler à un véritable labyrinthe. Pourtant, quelques principes simples vous permettent de sécuriser vos écritures : identifier le régime de TVA de l’organisme de formation, vérifier si vous avez droit à déduction, puis ventiler correctement la TVA dans vos comptes (44566 ou non déductible).
Application du taux de TVA à 20% sur les prestations de formation non exonérées
Par défaut, les prestations de formation professionnelle sont soumises au taux normal de TVA de 20 %, comme la plupart des services. Ce régime s’applique lorsque le prestataire n’est pas exonéré au titre de la formation professionnelle continue ou lorsqu’il n’a pas demandé à bénéficier de l’exonération. De nombreux formateurs indépendants, cabinets de conseil ou organismes récents facturent donc leurs prestations de formation avec une TVA à 20 %. Pour vous, entreprise assujettie à la TVA, cela signifie que vous pouvez, en principe, récupérer cette TVA déductible.
Concrètement, la facture de formation présentera un montant hors taxe (HT), une ligne de TVA à 20 % et un montant toutes taxes comprises (TTC). Vous enregistrez alors l’écriture suivante : débit du compte 6228 ou 6333 pour le montant HT selon la nature de la formation, débit du compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour le montant de la TVA, crédit du compte 401 pour le TTC. Ce schéma est valable quelle que soit la durée de la formation (une journée, un séminaire de plusieurs semaines, un parcours certifiant), dès lors que le prestataire applique la TVA.
Il arrive que certaines prestations mixtes regroupent à la fois de la formation et du conseil (par exemple, un accompagnement au changement avec des ateliers de formation intégrés). Dans ces cas, le prestataire peut appliquer un taux de TVA unique de 20 % sur l’ensemble de la facture. Vous pouvez alors considérer, par simplification, que la totalité des montants relève de la même logique de TVA, à condition que la ventilation reste cohérente avec le contrat. En cas de doute sur la ventilation formation/conseil et sur le taux applicable, n’hésitez pas à demander un détail au prestataire : cela vous évitera des contestations ultérieures.
Exonération de TVA pour les formations dispensées par des organismes agréés
Certaines formations bénéficient d’une exonération de TVA, notamment lorsqu’elles sont dispensées par des organismes déclarés et exonérés au titre de l’article 261-4-4° du CGI. C’est le cas, par exemple, d’écoles, de chambres de commerce et d’industrie ou d’organismes de formation ayant obtenu l’agrément ou l’exonération spécifique. Sur les factures, vous verrez alors la mention « TVA non applicable, article 261-4-4° du CGI » ou une mention similaire. Dans ce contexte, aucun montant de TVA n’apparaît, et vous ne comptabilisez donc aucune TVA déductible.
Comptablement, l’écriture se simplifie : vous débitez uniquement le compte de charge concerné (6228, 6333, 628, etc.) pour le montant TTC, qui est identique au montant HT, et vous créditez le compte 401 pour le même total. Il n’y a pas d’impact sur le compte 44566. L’exonération de TVA ne change donc pas le compte utilisé pour la formation, mais elle modifie le coût réel pour votre entreprise, car vous ne pouvez pas récupérer de TVA. En pratique, cela renchérit d’environ 20 % le coût d’une formation exonérée par rapport à une formation équivalente assujettie, ce qui peut peser dans vos choix de prestataires.
Vous vous demandez peut-être s’il est possible de renoncer à l’exonération pour récupérer la TVA ? En réalité, ce choix appartient au prestataire, pas à l’entreprise cliente. C’est à l’organisme de formation de décider s’il demande ou non l’exonération, en fonction de sa stratégie et de son positionnement. De votre côté, le seul réflexe à adopter est de lire attentivement les mentions de TVA sur les devis et factures, et d’anticiper le surcoût éventuel dans votre budget formation.
Récupération de la TVA déductible sur les frais de formation professionnelle continue
Lorsque la formation est soumise à TVA et que votre entreprise exerce une activité elle-même assujettie (sans limitation du droit à déduction), vous pouvez récupérer la TVA figurant sur les factures de formation. Cette TVA déductible vient diminuer le coût réel de vos frais de formation professionnelle continue. Sur le plan pratique, la TVA sur les formations suit le même circuit que la TVA sur les autres services : elle est enregistrée au compte 44566, puis déclarée et imputée sur votre déclaration de TVA (CA3 ou CA12 selon votre régime).
Un point de vigilance toutefois : si votre entreprise exerce à la fois des activités taxées et des activités exonérées (par exemple, dans le secteur médical, financier ou associatif), votre droit à déduction peut être limité par un coefficient de prorata. Dans ce cas, seule une fraction de la TVA sur les formations sera récupérable. Il convient alors de calculer ce prorata et d’appliquer la fraction non déductible en charge (en la laissant, par exemple, incorporée dans le compte de frais de formation plutôt que dans le 44566). Cette subtilité peut avoir un impact important pour les structures mixtes ou partiellement exonérées.
Dans tous les cas, conservez scrupuleusement les justificatifs (factures détaillées, conventions de formation, attestations de présence). Ils sont indispensables pour justifier la déduction de la TVA en cas de contrôle. Une bonne pratique consiste à centraliser ces pièces dans un dossier « Formation » par exercice, afin de faciliter à la fois vos contrôles internes et les vérifications externes.
Comptabilisation des frais annexes : hébergement, restauration et déplacements en formation
Les frais de formation ne se limitent pas aux seuls coûts pédagogiques. Dès qu’un salarié se déplace, se loge ou se restaure pour assister à une session, des frais annexes viennent s’ajouter à la facture globale. Bien les comptabiliser est essentiel pour disposer d’une vision fidèle du coût complet de la formation, mais aussi pour respecter les règles fiscales applicables aux frais professionnels. Comme pour un déplacement classique, ces dépenses suivent, en principe, la logique de la classe 62, mais dans des comptes spécifiques (6251, 6256…).
Imputation des frais de transport au compte 6251 lors des sessions de formation
Les frais de transport engagés pour envoyer vos salariés en formation (billets de train, avion, taxi, indemnités kilométriques, péages, etc.) sont, en règle générale, enregistrés au compte 6251 « Voyages et déplacements ». Ce compte regroupe l’ensemble des dépenses liées aux déplacements professionnels, qu’ils soient motivés par une formation, une mission commerciale ou une réunion inter-sites. L’important est de distinguer ces frais de déplacement des frais pédagogiques, afin de pouvoir, si besoin, analyser séparément ces postes de coût.
Sur le plan comptable, l’écriture est classique : vous débitez le compte 6251 pour le montant hors taxe des billets ou indemnités, débitez le compte 44566 pour la TVA déductible lorsque celle-ci est récupérable (ce qui n’est pas toujours le cas, notamment pour certains transports), et créditez le compte 401 ou 421 selon que la dépense a été directement facturée à l’entreprise ou avancée par le salarié. Si le salarié avance les frais et se fait rembourser, vous créditez d’abord le compte 421 ou 467, puis vous débitez le compte 512 au moment du remboursement.
Une bonne pratique consiste à coder systématiquement, dans votre logiciel de comptabilité ou de notes de frais, la nature du déplacement (« formation », « visite client », « séminaire interne », etc.). Vous pourrez ainsi extraire, à tout moment, le coût total des transports liés spécifiquement aux formations et piloter plus finement vos budgets. C’est aussi un moyen d’identifier les sessions de formation particulièrement coûteuses en déplacements et d’optimiser, le cas échéant, le recours à la visioconférence ou au e-learning.
Enregistrement des frais d’hébergement et de restauration au compte 6256
Les frais d’hébergement (hôtel, location courte durée) et de restauration (repas, petits-déjeuners, pauses) engagés à l’occasion d’une formation sont généralement comptabilisés au compte 6256 « Missions ». Ce compte regroupe les frais de séjour au sens large, qu’ils soient engagés pour une mission, un congrès ou une formation. Comme pour les transports, il est utile de distinguer ces frais des coûts pédagogiques, afin de ne pas les confondre avec les honoraires de formation.
Lorsque l’organisme de formation refacture lui-même les repas ou l’hébergement (par exemple, une « facture repas » ou un forfait incluant la pension complète), vous pouvez néanmoins rester en 6256 pour la portion hébergement/restauration, tout en imputant la partie pédagogique en 6228 ou 6333. Dans la pratique, si la facture n’est pas détaillée, certains comptables choisissent de tout enregistrer en 6228 pour simplifier, mais il est préférable, lorsque les montants sont significatifs, de demander une ventilation au prestataire pour respecter la nature réelle des charges.
Fiscalement, ces frais d’hébergement et de restauration obéissent aux mêmes règles que les autres frais professionnels : TVA récupérable sous certaines conditions, plafonds de déductibilité pour les repas, nécessité de prouver le caractère professionnel de la dépense. Pensez à conserver les justificatifs (notes de restaurant, factures d’hôtel, conventions mentionnant les repas inclus). Comme souvent en matière de frais de déplacement, la documentation est votre meilleure protection en cas de contrôle.
Distinction entre les frais refacturables au salarié et les charges supportées par l’employeur
Dans certaines configurations, une partie des frais liés à la formation (par exemple, les repas supplémentaires, des options d’hébergement plus confortables ou des supports premium) peut être refacturée au salarié, notamment lorsqu’elle dépasse les plafonds pris en charge par l’employeur. Comment traduire cette situation en comptabilité ? L’enjeu est de bien distinguer ce qui constitue une charge définitive pour l’entreprise et ce qui est in fine supporté par le salarié.
Sur le plan comptable, vous enregistrez d’abord l’ensemble des frais au débit des comptes 6251 et 6256 (et éventuellement 6228/6333 pour la partie pédagogique), puis vous comptabilisez la refacturation au salarié au crédit d’un compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » ou d’un compte 708 « Produits des activités annexes », selon votre politique comptable. Le compte 791 a l’avantage de neutraliser le coût dans vos charges d’exploitation, ce qui reflète bien le fait que ces dépenses n’ont pas, en réalité, grevé votre résultat.
Dans tous les cas, il est indispensable d’informer clairement le salarié des frais qui resteront à sa charge et des éventuelles retenues sur salaire. D’un point de vue pratique, beaucoup d’entreprises préfèrent fixer une politique simple : prise en charge intégrale des frais de formation décidés par l’employeur, dans la limite de barèmes internes, afin d’éviter des retraitements complexes. Mais si vous choisissez de refacturer certains frais, veillez à aligner le traitement comptable (transferts de charges, produits accessoires) avec votre politique RH et vos communications internes.
Le CPF et le plan de développement des compétences : impacts sur les écritures comptables
Le compte personnel de formation (CPF) et le plan de développement des compétences introduisent une nouvelle dimension dans la comptabilisation des frais de formation : celle du partage de financement entre le salarié, l’employeur et les organismes paritaires. Lorsque le salarié mobilise son CPF pour suivre une formation, l’entreprise n’est pas nécessairement facturée directement, mais elle peut décider de compléter le financement ou de prendre en charge les frais annexes. Le plan de développement des compétences, quant à lui, recouvre l’ensemble des actions de formation initiées par l’employeur dans l’intérêt de l’entreprise.
Lorsque la formation est intégralement financée par le CPF sans coût pour l’entreprise, aucune écriture comptable n’est à passer, sauf éventuellement pour les frais annexes pris en charge (déplacements, repas, hébergement). Ceux-ci seront alors comptabilisés dans les comptes 6251 et 6256 comme tout déplacement professionnel. En revanche, si l’employeur abonde le CPF ou finance une partie des frais pédagogiques en complément du CPF, la portion financée par l’entreprise sera enregistrée en 6228 ou 6333 selon qu’il existe ou non une contrepartie économique directe. On peut comparer cela à une « co-prise en charge » de la formation, où chaque financeur porte sa part selon des règles distinctes.
Pour le plan de développement des compétences, toutes les formations décidées par l’employeur dans l’intérêt de l’entreprise (montée en compétences techniques, adaptation au poste, développement managérial) sont comptabilisées généralement en 6228. Elles relèvent d’une logique d’investissement immatériel en capital humain, même si elles sont traitées en charges. L’enjeu pour vous est de bien distinguer, dans vos suivis, les formations du plan (pilotées par l’entreprise) des formations initiées par le salarié via son CPF, car les implications budgétaires, RH et parfois juridiques (notamment en cas de refus ou d’obligation) ne sont pas les mêmes.
Traitement des subventions et remboursements des organismes paritaires collecteurs
Les organismes paritaires (OPCO, France Compétences, régions, etc.) peuvent rembourser une partie des frais de formation engagés par votre entreprise. Sur le plan comptable, ces remboursements ne viennent pas directement diminuer la charge initialement enregistrée, mais sont comptabilisés en produits, le plus souvent en « transferts de charges ». Cette approche permet de garder la trace du coût brut de la formation tout en mettant en évidence le financement reçu, un peu comme si vous affichiez à la fois le prix de la formation et la « remise » obtenue grâce aux dispositifs publics.
Comptabilisation des contributions versées à france compétences et aux OPCO
Les contributions que vous versez au titre de la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance (CUFPA), pilotée par France Compétences et collectée par l’URSSAF, s’ajoutent aux cotisations spécifiques versées aux OPCO. Comptablement, ces contributions sont assimilées à des impôts et taxes et doivent être enregistrées au débit du compte 6333. Que la collecte soit opérée par l’URSSAF ou par un autre organisme ne change pas la logique : il s’agit toujours d’une participation obligatoire.
Vous enregistrez donc, lors du paiement ou de la déclaration, un débit du compte 6333 pour le montant de la contribution, et un crédit du compte 431 « Sécurité sociale » ou 512 « Banque » selon que la charge est réglée immédiatement ou intégrée dans un bordereau global de cotisations sociales. Cette écriture reflète votre participation globale au financement de la formation professionnelle au niveau national. Lorsque vous bénéficiez ensuite de remboursements via l’OPCO, ils ne viennent pas « solder » directement le 6333, mais sont enregistrés séparément en produits, ce qui permet de mesurer le rapport entre votre contribution et les financements obtenus.
Enregistrement des remboursements de formation au crédit du compte 791
Lorsqu’un OPCO ou un autre financeur vous rembourse tout ou partie d’une formation, vous enregistrez ce remboursement au crédit du compte 791 « Transferts de charges d’exploitation ». Pourquoi ce choix plutôt qu’un simple produit de type 74 ? Parce que la logique est bien de neutraliser une charge déjà enregistrée (en 6228 ou 6333), et non de générer un revenu d’activité. Le 791 permet de montrer que la charge initiale a été prise en compte, puis en partie compensée par un financement externe.
Concrètement, à réception de l’avis de remboursement, vous débitez le compte 512 « Banque » pour le montant versé par l’OPCO et créditez le compte 791. Dans vos analyses, vous pourrez ainsi calculer le coût brut des formations (total des charges 6228, 6333, 6251, 6256, etc.) et le coût net après financement (en tenant compte des 791). C’est un peu comme afficher le prix catalogue et le prix remisé d’un bien : vous visualisez l’effort réel de l’entreprise et la part prise en charge par les financeurs.
Gestion comptable des cofinancements par l’OPCO et l’entreprise
Les dispositifs de formation sont de plus en plus souvent financés conjointement par l’entreprise et l’OPCO (ou d’autres organismes). Dans ces cas de cofinancement, la logique comptable consiste à enregistrer la totalité de la facture de formation au débit du compte de charge approprié (6228 ou 6333), puis à comptabiliser les remboursements successifs en 791 à hauteur des montants effectivement pris en charge. L’entreprise conserve ainsi une vision claire du coût global de la formation, tout en reflétant précisément la part supportée par chaque acteur.
Imaginons, par exemple, une formation facturée 5 000 € HT, financée à 60 % par l’OPCO et à 40 % par l’entreprise. Vous enregistrez d’abord la facture : débit 6228 pour 5 000 € (et 44566 pour la TVA si applicable), crédit 401 pour 6 000 € TTC. Lorsque l’OPCO vous rembourse 3 000 €, vous débitez 512 pour 3 000 € et créditez 791 pour le même montant. Le coût net pour l’entreprise sera donc de 2 000 € en charges, ce que reflète la différence entre le 6228 initial et le 791 de transfert de charges.
Cette méthode de cofinancement vous permet également de suivre, dans le temps, le retour sur investissement de vos dépenses de formation, en rapprochant les coûts nets des gains attendus (productivité, qualité, conformité réglementaire). Comme pour un projet d’investissement matériel, vous pouvez ainsi évaluer la rentabilité de votre « capital humain » et ajuster vos choix de formation en conséquence.
Immobilisation versus charge : qualification comptable des formations longue durée et certifiantes
La question se pose régulièrement : peut-on immobiliser une formation longue durée, par exemple un MBA pour un cadre dirigeant ou un cursus certifiant pour une équipe, plutôt que de la passer en charge ? En d’autres termes, les frais de formation peuvent-ils être considérés comme une immobilisation incorporelle, au même titre qu’un logiciel ou un brevet ? La doctrine comptable française reste, sur ce point, très prudente : en principe, les frais de formation ne remplissent pas les critères d’une immobilisation, car ils ne sont pas contrôlables au sens strict (la compétence reste attachée à la personne du salarié, qui peut quitter l’entreprise).
Le règlement ANC n° 2019-09 a toutefois ouvert une porte pour certains frais de formation : ceux engagés pour la mise en service d’une immobilisation corporelle ou incorporelle (par exemple, formation des équipes à l’utilisation d’un nouvel ERP ou d’une machine industrielle complexe). Ces frais de formation peuvent, sur option, être rattachés au coût d’acquisition de l’immobilisation concernée, au même titre que les frais de mise en route ou de configuration. Ils sont alors comptabilisés en immobilisations (comptes de la classe 20 ou 21) et amortis sur la durée d’utilisation du bien, plutôt que passés en charges immédiates.
Attention : cette option est strictement limitée aux formations directement liées à la mise en service d’un actif identifiable et contrôlable. Une formation managériale ou un diplôme universitaire, même de longue durée, ne peut pas, en principe, être immobilisé, car il ne crée pas un actif séparé de la personne formée. Dans la pratique, la quasi-totalité des formations, y compris certifiantes, restent donc comptabilisées en charges (6228 ou 6333), même si leurs effets s’étalent sur plusieurs exercices.
Pour décider entre immobilisation et charge, posez-vous la question suivante : « Si le salarié part demain, l’entreprise conserve-t-elle un actif identifiable, contrôlable et générateur d’avantages économiques futurs ? ». Si la réponse est non (ce qui est presque toujours le cas pour la simple acquisition de compétences), la dépense reste une charge. Si la réponse est oui parce que la formation est intrinsèquement liée à la mise en service d’un actif (par exemple, paramétrage et formation obligatoires pour exploiter un logiciel métier que l’entreprise contrôle), vous pouvez envisager l’option d’immobilisation, en documentant soigneusement votre analyse et en la décrivant en annexe des comptes annuels.