# Réussir la comptabilisation du prélèvement à la source
Depuis le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu a profondément modifié les pratiques comptables des entreprises françaises. Cette réforme fiscale majeure transforme l’employeur en collecteur d’impôt, créant de nouvelles obligations comptables et déclaratives. Pour les professionnels de la comptabilité, maîtriser les mécanismes de comptabilisation du prélèvement à la source est devenu indispensable pour garantir la conformité des écritures et éviter les pénalités. Le règlement ANC n°2018-02 du 6 juillet 2018 a introduit de nouveaux comptes comptables spécifiques, modifiant ainsi les schémas d’enregistrement traditionnels de la paie. Cette évolution réglementaire nécessite une compréhension approfondie des mécanismes comptables, des délais de reversement et des particularités liées aux différents types de revenus concernés.
Le cadre réglementaire du prélèvement à la source selon l’article 204 A du CGI
L’article 204 A du Code général des impôts constitue le fondement juridique du prélèvement à la source. Ce dispositif légal définit les revenus soumis au prélèvement, les modalités de calcul et les obligations des collecteurs. Contrairement à l’ancien système de paiement de l’impôt avec un décalage d’un an, le PAS permet une synchronisation entre la perception des revenus et le paiement de l’impôt correspondant. Cette modernisation fiscale vise à améliorer la trésorerie des contribuables en évitant les régularisations importantes en fin d’année.
L’Autorité des normes comptables a publié un règlement spécifique pour adapter le plan comptable général à cette nouveauté. Le compte 442, initialement intitulé « État – Impôts et taxes recouvrables sur des tiers », a été renommé « Contributions, impôts et taxes recouvrés pour le compte de l’État ». Cette modification sémantique reflète le rôle de simple collecteur de l’entreprise, qui ne supporte pas la charge fiscale mais agit pour le compte de l’administration. Le prélèvement à la source représente donc une dette envers le Trésor Public, et non une charge de personnel.
La loi de finances pour 2025 a revalorisé de 1,8% le barème de l’impôt sur le revenu, impactant directement les grilles de taux par défaut du prélèvement à la source prévues à l’article 204 H du CGI. Cette revalorisation annuelle des tranches d’imposition nécessite une vigilance constante des services comptables pour appliquer les taux corrects. Les entreprises doivent s’assurer que leurs logiciels de paie intègrent automatiquement ces mises à jour réglementaires pour éviter tout décalage entre les montants prélevés et les montants dus.
Le prélèvement à la source n’est pas une charge pour les entreprises mais une modalité de paiement de l’impôt sur le revenu, transformant l’employeur en simple intermédiaire entre le salarié et l’administration fiscale.
Les obligations déclaratives liées au PAS s’effectuent exclusivement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Cette dématérialisation complète des procédures simplifie les démarches administratives tout en renforçant le contrôle de l’administration fiscale. Les entreprises de 50 salariés et plus doivent reverser les montants collectés au plus tard le 5 du mois suivant, tandis que les structures de moins de 50 salariés bénéficient d’un délai supplémentaire jusqu’au 15 du m
ois suivant. Les plus petites entreprises (moins de 11 salariés) peuvent, sous conditions, opter pour un reversement trimestriel. Dans tous les cas, le respect de ces échéances et la bonne alimentation du compte 4421 sont au cœur d’une comptabilisation fiable du prélèvement à la source.
Les écritures comptables du PAS pour les salaires et rémunérations
Sur le plan pratique, deux grandes méthodes coexistent pour comptabiliser le prélèvement à la source dans les écritures de paie. La première, dite « théorique » et conforme au règlement ANC 2018‑02, considère le PAS comme un simple mode de paiement du salaire et passe une écriture complémentaire 421 / 4421. La seconde, plus répandue en entreprise, intègre directement le compte 4421 dans l’OD de salaires, en diminuant le compte 421. Dans les deux cas, l’objectif reste identique : isoler clairement la dette envers l’État en matière de PAS, sans impacter les charges de personnel.
La comptabilisation dans les comptes 421 et 431 selon le PCG
Le Plan comptable général (PCG) encadre précisément la comptabilisation du prélèvement à la source. Le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » enregistre la dette globale envers les salariés, tandis que les comptes 431 et 437 retracent les cotisations sociales dues aux organismes. Le compte 4421, créé spécifiquement pour le PAS, concentre les montants d’impôt sur le revenu prélevés sur les fiches de paie et non encore reversés à l’administration fiscale. Ainsi, la comptabilisation du PAS vient s’ajouter au schéma classique de paie, sans en modifier la logique de base.
Dans la méthode recommandée par l’ANC, l’OD de paie reste inchangée : l’intégralité du salaire brut est créditée au compte 421, par le débit des comptes 641 et 645, et les charges salariales sont transférées vers les comptes 431 et 437 par le débit du compte 421. Une écriture complémentaire vient ensuite constater le prélèvement à la source, par un débit du compte 421 et un crédit du compte 4421. Ce traitement fait du PAS une retenue sur salaire comparable à une saisie sur rémunération, sans modifier la structure du bulletin ni la charge comptable globale.
Dans la méthode « en une écriture », très utilisée lorsque le logiciel de paie paramètre automatiquement le PAS, le compte 4421 apparaît directement dans l’OD de salaires. On crédite 4421 pour le montant du PAS, en même temps que les comptes 431, 437 et 425, et l’on crédite 421 pour le seul salaire net après PAS. Le choix de la méthode dépend souvent du paramétrage du logiciel et des besoins de suivi analytique, mais vous devez veiller à la cohérence sur tout l’exercice pour éviter les écarts en fin d’année.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 641 | Rémunérations du personnel | Salaires bruts | |
| 645 | Charges sociales patronales | Charges patronales | |
| 431 / 437 | Organismes sociaux | Cotisations sociales | |
| 4421 | Prélèvements à la source (IR) | PAS prélevé | |
| 421 | Personnel – Rémunérations dues | Salaire net à payer |
Le traitement des régularisations de taux PAS en cours d’exercice
Les taux de prélèvement à la source ne sont pas figés : ils évoluent au fil des actualisations faites par les salariés (changement de situation familiale, variation de revenus, etc.) et transmises via la DSN. Concrètement, cela signifie que le montant du PAS peut varier sensiblement d’un mois à l’autre pour un même salarié, sans que l’entreprise ait la main sur le calcul. Comment traduire ces régularisations de taux PAS en comptabilité ? Tout simplement en ajustant les montants retenus sur la base du nouveau taux transmis, sans passer d’écriture de correction spécifique sur les périodes antérieures.
Lorsque l’administration fiscale modifie le taux, la paie du mois suivant applique directement ce nouveau pourcentage au salaire net imposable. Sur le plan comptable, vous enregistrez le PAS de manière habituelle au crédit du compte 4421. Si, par exemple, un salarié passe d’un taux de 4 % à 9 %, le prélèvement à la source va mécaniquement augmenter, et le compte 4421 sera crédité d’un montant plus élevé. Il ne s’agit pas d’une « régularisation comptable » mais d’un ajustement prospectif du montant retenu, qui ne nécessite pas de retraiter les écritures antérieures.
En revanche, lorsqu’une erreur de paramétrage du taux PAS est détectée (taux neutre appliqué à tort, omission d’un taux personnalisé, etc.), vous devrez corriger les montants prélevés à compter de la paie suivante, voire passer une écriture d’ajustement si une retenue a été enregistrée sans avoir été reversée. Dans ce cas, le compte 4421 peut servir de compte tampon : un trop-prélevé pourra être reversé au salarié via le compte 421, tandis qu’un manque à prélever fera l’objet d’un ajustement sur le mois suivant. La clé est de documenter ces corrections pour sécuriser la justification du compte 4421 lors de la clôture.
L’enregistrement des décalages de paiement URSSAF et DSN
Le prélèvement à la source, comme les cotisations sociales, obéit à une logique de décalage entre la date d’enregistrement de la paie et la date de règlement effectif. Vous enregistrez le PAS au moment de l’OD de salaires (généralement en fin de mois), mais vous ne le reversez qu’au 5 ou au 15 du mois suivant, avec les autres charges sociales. Ce décalage crée mécaniquement un solde au crédit du compte 4421 en fin de mois, qui représente la dette de l’entreprise envers l’administration fiscale au titre du PAS collecté. Ce mécanisme est proche de celui appliqué aux comptes 431 et 437 pour les cotisations sociales.
Au moment du paiement via la DSN, vous débitez le compte 4421 pour le montant global de PAS reversé, en contrepartie du crédit du compte 512 Banque. Si votre DSN regroupe à la fois les cotisations URSSAF, les contributions à d’autres organismes et le PAS, il est conseillé de ventiler les montants sur la base du bordereau récapitulatif afin de solder correctement les comptes 431, 437 et 4421. En pratique, de nombreux logiciels de paie et de comptabilité proposent un rapprochement automatique entre la DSN et les comptes de tiers, mais un contrôle manuel régulier reste indispensable pour sécuriser la comptabilisation du prélèvement à la source.
En fin d’exercice, le décalage de paiement peut générer un solde en 4421 correspondant au PAS de décembre, payé en janvier N+1. Ce solde est normal, à condition qu’il soit cohérent avec les montants figurant dans la DSN de décembre et dans les bulletins de paie correspondants. Une bonne pratique consiste à rapprocher systématiquement le total PAS de la DSN avec la balance comptable du compte 4421. Ce rapprochement, proche d’un contrôle de TVA collectée / déclarée, permet de détecter rapidement les erreurs de saisie, de paramétrage ou de règlement.
La gestion comptable des taux individualisés et personnalisés
Depuis la généralisation du prélèvement à la source, les salariés peuvent opter pour différents types de taux : taux personnalisé, taux individualisé au sein du couple ou taux neutre (ou taux par défaut). Pour l’employeur, la bonne nouvelle est que ces subtilités n’ont aucune incidence sur la comptabilisation du PAS. Que le salarié ait choisi un taux personnalisé ou neutre, vous appliquez simplement le taux communiqué par l’administration, et vous comptabilisez le montant correspondant au crédit du compte 4421. La comptabilité ne fait donc pas de distinction entre les différents régimes de taux, seule la paie en tient compte.
Concrètement, les informations relatives aux taux individualisés transitent via les flux « CRM » (compte-rendu métier) de la DSN, de manière confidentielle. Vous n’avez ni à calculer ni à justifier l’origine du taux, seulement à vérifier sa bonne application sur le salaire net imposable. En revanche, une vigilance particulière s’impose lorsque des salariés n’ont pas de taux communiqué (nouvelle embauche, absence de retour de la DGFiP) : le taux neutre doit alors être appliqué. Une erreur à ce stade peut générer des écarts entre le PAS prélevé et le PAS attendu, et exposer l’entreprise à des pénalités en cas de contrôle.
En tant que comptable ou responsable paie, votre priorité consiste donc à sécuriser la chaîne de traitement des taux : récupération via DSN, intégration correcte dans le logiciel, contrôle des variations inhabituelles de montant prélevé. Pensez, par exemple, à analyser mensuellement les évolutions significatives du PAS par salarié, comme vous le feriez pour une hausse brutale de cotisations sociales. Ce suivi fonctionne un peu comme un tableau de bord : il vous permet d’anticiper les régularisations et de limiter les litiges avec les salariés qui contesteraient le montant prélevé.
Le paramétrage du prélèvement à la source dans les logiciels de paie et comptabilité
Sans un bon paramétrage logiciel, même les meilleurs schémas comptables restent théoriques. La réussite de la comptabilisation du prélèvement à la source repose donc en grande partie sur la configuration de la paie et des interfaces comptables. L’objectif est double : calculer correctement le PAS sur chaque bulletin et générer automatiquement les écritures dans les comptes 421, 431, 437 et 4421. Selon que vous utilisez Sage, Cegid, EBP, ACD, QuickBooks ou un autre outil, les menus diffèrent, mais la logique reste la même : associer le bon compte de tiers à la rubrique de PAS et fiabiliser l’export vers la comptabilité.
Configuration du PAS dans sage paie et compta
Dans Sage Paie, le prélèvement à la source est généralement géré via une rubrique dédiée, paramétrée en retenue sur le salaire net imposable. Cette rubrique doit être associée au compte comptable 4421 dans le plan de paie, afin que l’OD de salaires reflète correctement la dette de PAS. Vous pouvez également paramétrer des axes analytiques si vous souhaitez suivre le PAS par établissement ou par centre de coût, même si cela n’est pas obligatoire. L’idée est que, dès la génération de l’écriture, le logiciel crédite 4421 pour le montant total du PAS et ajuste automatiquement le compte 421 ou le salaire net à payer.
Dans Sage 100 Comptabilité ou Sage 50, la récupération des écritures de paie se fait soit par import de fichiers, soit via une passerelle native. Il est important de vérifier que le compte 4421 existe bien dans le plan comptable et qu’il est correctement mappé dans les journaux de paie. En cas de migration ou de mise à jour de version, ce mapping peut parfois être perdu, d’où l’importance de tester les flux sur un mois « blanc » avant de basculer en production. Un rapide contrôle de la balance 4421 après import – par comparaison avec le récapitulatif PAS de Sage Paie – vous permettra de vous assurer que le paramétrage est conforme.
Intégration du prélèvement dans cegid et EBP compta
Les suites Cegid Paie et Cegid Loop intègrent également des rubriques dédiées au prélèvement à la source. Le principe est similaire : une rubrique de retenue, alimentée automatiquement par le taux PAS transmis via DSN, est associée au compte 4421. Le fichier d’export comptable génère ensuite une écriture de paie complète, intégrant le PAS aux côtés des charges sociales. Pour garantir une comptabilisation du prélèvement à la source sans erreur, pensez à vérifier, dans le plan de paie Cegid, le code DSN de la rubrique PAS, le type de base (salaire net imposable) et le lien avec le compte 4421.
EBP Paie, de son côté, propose un plan de paie pré-paramétré avec les rubriques de PAS déjà créées. Toutefois, lorsque vous personnalisez votre plan ou créez de nouvelles rubriques (par exemple en cas de reprise de dossier), il est essentiel de rattacher la rubrique de prélèvement à la source au bon compte comptable. Un oubli de liaison peut conduire à ce que le PAS soit comptabilisé par défaut en 421 ou dans un compte d’impôt inadapté, ce qui faussera la lecture de la balance et compliquera les rapprochements avec la DSN. Là encore, un test sur un bulletin « fictif » permet de valider rapidement le bon comportement des écritures.
Automatisation des écritures via ACD ou QuickBooks
Les cabinets d’expertise comptable utilisant ACD, QuickBooks ou d’autres outils connectés à des logiciels de paie (Silae, Sage, Cegid…) peuvent aller plus loin dans l’automatisation des écritures. L’idée est simple : votre logiciel de paie calcule le PAS et génère une écriture standardisée, que vous importez directement dans votre outil comptable. Le compte 4421 est ainsi alimenté automatiquement, sans ressaisie manuelle, réduisant considérablement le risque d’erreur. Pour que cette automatisation fonctionne, il faut toutefois s’assurer que les plans de comptes sont alignés entre les deux systèmes et que le 4421 est bien reconnu comme compte de tiers fiscal.
Dans QuickBooks, par exemple, vous pouvez créer un compte de type « passif » dédié au prélèvement à la source, que vous nommerez 4421 dans votre plan comptable personnalisé. Lors de l’import des écritures (CSV, passerelle ou API), les lignes correspondant au PAS doivent pointer vers ce compte. Si vous travaillez avec plusieurs logiciels de paie selon vos clients, veillez à harmoniser les conventions de nommage des rubriques et des comptes pour éviter la multiplication de comptes « techniques » difficilement réconciliables. Pensez au passage à un « dictionnaire » interne de correspondance des rubriques paie / comptes comptables : comme une légende de carte, il vous permettra de vous repérer rapidement.
Les connecteurs DSN-SILAE pour la synchronisation comptable
De nombreux cabinets et entreprises utilisent aujourd’hui SILAE pour la gestion de la paie, en raison de son intégration poussée avec la DSN et de son moteur de calcul des taux de PAS. SILAE permet de récupérer automatiquement les taux communiqués par l’administration et de les appliquer à chaque salarié. Les connecteurs DSN-SILAE vers les logiciels comptables (ACD, MyUnisoft, Pennylane, etc.) facilitent ensuite la synchronisation des écritures, y compris pour le prélèvement à la source. Vous gagnez ainsi un temps précieux sur la saisie et réduisez les risques d’écarts entre la paie et la comptabilité.
Pour tirer pleinement parti de ces connecteurs, il est cependant indispensable de vérifier le paramétrage des profils d’export. Le compte 4421 doit être clairement identifié et inclus dans les modèles d’écriture. De plus, le rapprochement entre les montants de PAS déclarés en DSN et les soldes de 4421 dans votre logiciel comptable doit devenir un réflexe de fin de mois. Vous pouvez, par exemple, mettre en place un état de contrôle automatique comparant les totaux PAS DSN / PAS compta, à la manière d’un rapprochement bancaire. En cas d’écart, mieux vaut intervenir rapidement que de découvrir un problème lors de la clôture annuelle.
Les revenus de remplacement et cas particuliers du prélèvement à la source
Le prélèvement à la source ne concerne pas uniquement les salaires classiques. De nombreux revenus de remplacement – indemnités journalières de Sécurité sociale, pensions de retraite, allocations chômage – sont également soumis au PAS, avec des modalités de collecte spécifiques. Pour les comptables, ces situations particulières soulèvent une question clé : qui est le collecteur et comment traduire ces flux dans les comptes ? La réponse varie selon qu’il s’agit de subrogation, de versement direct par la CPAM, de gestion par une caisse de retraite ou de comptabilisation en BIC/BNC pour un revenu foncier.
Comptabilisation des indemnités journalières de sécurité sociale
Les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) peuvent être versées directement au salarié ou à l’employeur en cas de subrogation. Lorsque l’employeur est subrogé, il perçoit les IJSS et les reverse au salarié via la paie. Sur le plan fiscal, les IJSS imposables sont intégrées dans l’assiette du prélèvement à la source. En pratique, cela signifie que le taux PAS du salarié s’applique à son salaire net imposable, incluant les IJSS subrogées, ce qui alimente le compte 4421 comme pour un salaire normal. La seule différence tient au traitement comptable des IJSS, souvent enregistrées en réduction de charges ou en produit d’exploitation.
Dans la comptabilité, vous pouvez par exemple enregistrer les IJSS subrogées en 641 (en diminution du coût du salaire) ou en 791 (transfert de charges), selon votre politique comptable. Le PAS, lui, est toujours comptabilisé en 4421, sans passer par un compte spécifique aux IJSS. Lorsque les IJSS sont versées directement au salarié par la CPAM, l’employeur n’a aucun rôle de collecteur pour cette fraction de revenu : il n’enregistre donc pas de PAS sur ces indemnités. Ce cas illustre bien l’idée que la comptabilisation du prélèvement à la source dépend avant tout de la position de l’entreprise dans la chaîne de paiement.
Traitement comptable des pensions de retraite et allocations chômage
Les pensions de retraite et les allocations chômage sont également soumises au PAS, mais leur collecte est assurée par les caisses de retraite et Pôle emploi, non par l’ancien employeur. En conséquence, ces flux ne sont généralement pas présents dans la comptabilité des entreprises « classiques ». En revanche, les organismes de retraite, mutuelles et structures assimilées doivent, eux, comptabiliser le prélèvement à la source sur les pensions versées, en utilisant le compte 4421 de la même manière que pour des salaires. Le mécanisme reste identique : retenue du PAS, constatation d’une dette envers l’État, reversement via les déclarations périodiques.
Dans certains cas, notamment pour les groupes intégrant une caisse de retraite interne ou un régime de prévoyance, la comptabilisation du PAS sur pensions et rentes peut figurer dans les comptes consolidés. Vous appliquez alors les mêmes principes que pour les rémunérations : les pensions brutes sont comptabilisées en charges de personnel ou en charges sociales spécifiques, les retenues PAS alimentent le compte 4421, et le paiement à l’administration fiscale se traduit par un débit de 4421 et un crédit de 512. Si votre périmètre comptable inclut ce type de structure, veillez à harmoniser les schémas d’écriture pour faciliter les contrôles de groupe.
Gestion des revenus fonciers soumis au PAS selon le régime réel
Les revenus fonciers sont, eux aussi, concernés par le prélèvement à la source, mais selon un mécanisme distinct : l’acompte contemporain. Dans ce cas, ce n’est pas un collecteur (employeur, caisse, etc.) qui prélève l’impôt, mais l’administration fiscale qui prélève mensuellement sur le compte bancaire du contribuable. Sur le plan comptable, lorsque le contribuable tient une comptabilité d’engagement (régime réel BIC/BNC ou SCI à l’IS), ces acomptes d’impôt peuvent être enregistrés en compte d’impôts sur le revenu ou en compte courant d’exploitant, mais ils ne transitent pas par le compte 4421, réservé aux impôts collectés pour le compte de l’État.
Il peut néanmoins exister des situations mixtes, par exemple dans une SCI à l’IS qui verse des rémunérations à un gérant salarié, tout en percevant des loyers. Dans ce cas, le PAS sur salaire sera bien comptabilisé en 4421, alors que les acomptes d’impôt sur les revenus fonciers du gérant resteront à son niveau personnel, hors comptabilité de la société. Il est crucial de ne pas confondre ces deux circuits : le PAS collecté sur salaire est un flux « tiers » pour le compte de l’État, tandis que les acomptes contemporains sur revenus fonciers sont des impôts personnels du contribuable, étrangers à la comptabilité de l’entreprise.
Le contrôle et la déclaration fiscale du prélèvement à la source
Une comptabilisation du prélèvement à la source réussie ne s’arrête pas à l’enregistrement des écritures. Elle implique aussi un dispositif de contrôle régulier entre la paie, la comptabilité et les déclarations fiscales. La DSN joue un rôle central dans ce dispositif : elle regroupe les informations de rémunération, de cotisations sociales et de PAS, qui doivent être cohérentes avec les soldes des comptes 421, 431, 437 et 4421. En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, ces rapprochements servent de preuves de la bonne collecte et du bon reversement de l’impôt sur le revenu.
Réconciliation entre le compte 442 et les déclarations DSN mensuelles
Chaque mois, la DSN mentionne le montant total de prélèvement à la source collecté pour l’ensemble des salariés. Ce montant doit correspondre, en principe, au solde créditeur du compte 4421 avant reversement, ou à la variation de ce solde entre deux dates si des paiements intermédiaires ont eu lieu. Une bonne pratique consiste donc à établir un tableau de réconciliation entre la DSN et la comptabilité : pour chaque période, vous comparez le PAS déclaré, le PAS comptabilisé en 4421 et le PAS réglé via le compte 512. Cette démarche est comparable à un rapprochement TVA collectée / TVA déclarée et sécurise fortement votre dossier.
Concrètement, vous pouvez, par exemple, extraire depuis votre logiciel de paie un état récapitulatif du PAS par mois, puis le rapprocher de la balance du compte 4421. En cas d’écart, posez-vous les bonnes questions : une paie a-t-elle été oubliée dans l’OD ? Un reversement a-t-il été comptabilisé dans un autre compte que le 4421 ? Un taux neutre erroné a-t-il généré un montant de PAS différent de celui déclaré en DSN ? Ce travail de contrôle mensuel évite l’accumulation d’erreurs qui seraient beaucoup plus lourdes à corriger en fin d’exercice.
Préparation de la DADS-U et contrôle des montants prélevés
Dans un contexte où la DSN a progressivement remplacé la DADS-U pour de nombreuses obligations, la logique de contrôle reste la même : vérifier que les montants déclarés correspondent aux données de paie et de comptabilité. Pour le prélèvement à la source, cela signifie vérifier, en fin d’année, la cohérence entre le total des PAS prélevés (tous mois confondus), les montants figurant sur les bulletins de paie, les récapitulatifs DSN et le solde cumulé du compte 4421. Même si la DADS-U n’est plus la déclaration de référence pour le PAS, beaucoup d’outils proposent encore des états annuels récapitulatifs utiles pour ces contrôles.
En préparation de vos campagnes de déclarations, il est pertinent de procéder à un « inventaire » du PAS : totaliser les montants par salarié, par établissement et par mois, et les rapprocher des soldes mensuels de 4421. Cette approche vous permet aussi de répondre plus facilement aux demandes des salariés qui souhaitent vérifier leurs montants prélevés, par exemple en cas de divergence avec leur avis d’imposition. En résumé, plus votre pilotage du PAS est fin en amont, plus la préparation des déclarations annuelles et des éventuels contrôles sera fluide.
Justification du PAS lors de la liasse fiscale et FEC
La liasse fiscale et le Fichier des Écritures Comptables (FEC) sont devenus des outils privilégiés de contrôle pour l’administration. Même si le prélèvement à la source n’apparaît pas comme une charge dans le compte de résultat, le compte 4421 figure dans la balance annexée à la liasse et dans le FEC. À ce titre, il doit être parfaitement justifié. Une variation importante du solde ou un solde débiteur inopiné peuvent attirer l’attention du vérificateur. D’où l’importance de documenter les méthodes de comptabilisation, les régularisations éventuelles et les rapprochements avec la DSN.
Lors de la préparation de la liasse, vous pouvez intégrer dans votre dossier de travail un tableau de suivi du 4421, montrant pour chaque mois : le PAS comptabilisé, le PAS reversé et le solde résiduel. Ce tableau, accompagné des récapitulatifs DSN et des justificatifs de paiements bancaires, constitue une pièce maîtresse pour expliquer vos chiffres lors d’un contrôle. Pensez également à vérifier que les libellés d’écriture dans le FEC sont suffisamment explicites (par exemple : « PAS janvier 2025 – reversement DSN ») afin de faciliter la lecture des flux par un tiers. Comme pour la TVA, la transparence des écritures est un gage de sécurité.
Les erreurs fréquentes et régularisations du prélèvement à la source
Malgré un cadre réglementaire clair, la comptabilisation du prélèvement à la source reste source d’erreurs, en particulier lors des premières années de mise en place ou lors de changements de logiciels. Ces erreurs portent souvent sur le choix du compte comptable (confusion entre 4421 et des comptes d’impôts sur les bénéfices), le paramétrage des rubriques de paie, les décalages entre DSN et écritures, ou encore les régularisations de taux mal gérées. La bonne nouvelle, c’est que la plupart de ces anomalies peuvent être corrigées, à condition d’être détectées suffisamment tôt.
Parmi les erreurs les plus fréquentes, on retrouve :
- l’enregistrement du PAS en compte de charge (classe 6) au lieu du compte 4421 de tiers, faussant ainsi le résultat de l’entreprise ;
- la comptabilisation des reversements de PAS dans un compte 444 « État – Impôts sur les bénéfices » ou assimilé, au lieu de solder le 4421 ;
- les écarts entre le PAS figurant sur les bulletins de paie et le montant déclaré en DSN, dus à des modifications de taux non prises en compte ou à des oublis de paie complémentaire ;
- l’absence de régularisation lorsque le compte 4421 ne correspond pas aux montants effectivement prélevés par le Trésor Public.
Pour régulariser, la démarche suit généralement trois étapes : identifier la période concernée, reconstituer le montant correct de PAS (d’après les bulletins, la DSN et les avis de prélèvement fiscaux) puis passer les écritures d’ajustement nécessaires. Celles-ci concernent le plus souvent le compte 4421, le compte 421 et éventuellement un compte d’écart temporaire si une retenue a été opérée sans être encore reversée. Comme pour un puzzle, l’objectif est que toutes les pièces – paie, DSN, comptes de tiers et banque – s’assemblent parfaitement.
Dans une logique de prévention, il est utile de mettre en place des contrôles récurrents : revue des taux PAS lors de chaque retour DSN, rapprochement mensuel entre le PAS comptabilisé et le PAS déclaré, analyse des soldes anormaux en 4421, formation des équipes paie et comptabilité aux spécificités du dispositif. En traitant le prélèvement à la source avec la même rigueur que la TVA ou les charges sociales, vous sécurisez vos comptes et gagnez en sérénité lors des clôtures et des contrôles. Au final, la comptabilisation du PAS devient un réflexe, intégré naturellement à votre processus paie-compta.