Les frais kilométriques, également appelés déduction kilométrique ou barème kilométrique, sont une incitation fiscale accordée par l'administration fiscale. Elle permet aux salariés de déduire certains frais de déplacement. Elle comprend le coût réel de l'utilisation de votre propre véhicule pour vos déplacements professionnels.
Le principe d'éligibilité des frais de déplacement !
Certaines personnes pensent que tous les trajets sont valables, mais la réalité est bien différente. Si vous vous rendez en voiture à la boulangerie, vous ne serez pas remboursé, sauf si votre déplacement est lié au travail. Par exemple, lorsque vous organisez un petit-déjeuner aux frais de votre entreprise, vous pouvez être remboursé dans ce cas. Il s'agit de tous les déplacements qui sont effectués au profit de l'entreprise et qui sont comptabilisés. Les dépenses engagées doivent être pleinement justifiées et certaines pièces justificatives doivent être présentées. Ensuite, vous devez utiliser votre propre véhicule et non celui fourni par votre entreprise pour pouvoir bénéficier des frais de transport. Deuxièmement, deux options sont à considérer. Plus précisément, on se base sur les frais réels encourus ou sur un paiement forfaitaire. Les frais de déplacement comprennent le transport, les repas et l'hébergement. Si vous participez à des séminaires, des congrès ou des conférences dans le cadre de votre travail, vous avez droit à un remboursement intégral. Toutefois, le calcul frais kilométrique est très spécifique et doit être confirmé auprès du service comptable et des ressources humaines de votre entreprise. Rendez-vous sur le net si vous voulez en savoir plus sur la façon de calculer les frais kilométriques
En savoir plus sur le calcul des indemnités kilométriques pour un véhicule personnel !
Les déplacements des salariés peuvent être mis en œuvre de deux manières : l'utilisation de véhicules privés à des fins professionnelles et l'utilisation des transports en commun tels que l'avion, le train et les voitures de location. Chaque catégorie a un système de calcul spécifique qui répond aux exigences légales. Lors du calcul frais kilométrique pour le transport en voiture privée, il est important de garder à l'esprit que différentes indemnités kilométriques s'appliquent à cette catégorie. Il s'agit du montant qu'un employé est en droit de recevoir lorsqu'il utilise son propre véhicule à des fins professionnelles. L'indemnité kilométrique comprend le carburant, l'assurance, l'entretien, le nettoyage et la dépréciation du véhicule. Les frais de transport sont calculés à l'aide du barème de l'État, ce qui permet un calcul précis des indemnités. Le taux d'imposition du véhicule utilisé et le kilométrage parcouru par le salarié doivent être pris en compte pour déterminer le montant de l'indemnité kilométrique. A titre d'exemple, le salarié parcourt un total de 7 200 km dans une voiture de 5 CV. Selon le barème des voitures particulières en 2019, le barème 0,305 s'applique aux véhicules 5 CV dont le kilométrage est compris entre 5 001 km et 20 000 km, on multiplie 0,305 par 7 200 km puis on ajoute 1188, les indemnités kilométriques récupérables sont donc d'un montant total de 3384 €.
La déclaration des frais kilométriques !
Plusieurs paramètres doivent être pris en compte dans le contrôle du coût réel des taxes, à savoir : Le nombre de jours de travail dans l'année, La distance parcourue du domicile au travail, La puissance financière du véhicule.
Si vous utilisez à la fois une voiture et un deux-roues, vous devez prendre en compte ce point en fonction du jour et de la saison. Compte tenu de ces données, le calcul de l'URSSAF est relativement simple. Le plus difficile est parfois d'assembler et d'organiser les données de manière à ce qu'elles semblent très efficaces pour calculer frais kilométrique réels. Les problèmes de maturité technique de l'employeur se posent avec les indemnités kilométriques dans le cadre de déplacements avec son propre véhicule. En fait, tout dépend de l'organisation de votre entreprise en matière de gestion des frais. Des solutions professionnelles avec des applications mobiles facilitent cette tâche aux salariés. Depuis votre smartphone, les calculs sont effectués en quelques secondes et vos actions sont automatiquement vérifiées. Sinon, il vous faudra un tableau Excel et une calculatrice pour ne rien oublier (distance parcourue, date du déplacement, etc.).
Le remboursement des coûts par l'employeur !
Les coûts de la main-d'œuvre sont les dépenses engagées par les employés dans le cadre de leur travail au profit de l'entreprise. Le remboursement des frais est contrôlé et peut prendre plusieurs formes. Les indemnités kilométriques entrent dans cette catégorie si le déplacement s'inscrit dans le cadre légal et est dûment justifié. Le coût kilométrique (ou forfait kilométrique) représente le coût supporté lorsqu'un employé ou un cadre utilise un véhicule privé pour ses activités professionnelles. Le calcul des frais de déplacement selon les taux établis par l'administration fiscale permet aux employés ou dirigeants de déduire de leur impôt sur le revenu des dépenses telles que le carburant, les consommables et les assurances. Cet avantage fiscal est accordé sous certaines conditions aux salariés de l'entreprise qui utilisent un véhicule privé à des fins professionnelles, quel que soit leur niveau de rémunération ou leur statut. Les cadres sont concernés au même titre que les salariés rémunérés au SMIC. Pour que votre employeur vous rembourse vos déplacements, vous devez prouver que votre isolement par rapport à l'obligation d'utiliser vos propres moyens n'est pas lié à votre confort personnel. Les salariés doivent également prouver qu'ils n'ont pas promu des collègues pour bénéficier de ces indemnités kilométriques.