La dématérialisation des factures constitue un processus de remplacement de facture au format papier en facture au format numérique. Toutefois, elle respecte la réglementation fiscale et les normes en vigueur. Découvrez les obligations légales pour la dématérialisation des factures.
La dématérialisation des factures : les obligations légales
La mise en place du procédé de facturation électronique au sein des entreprises est le produit des évolutions règlementaires. Notamment en 2010, avec la Directive européenne 2012-45 CE, l’État français avait commencé sa politique d’incitation à la transition numérique. En effet, cette directive implique une nouvelle législation des factures dématérialisées. Pour cela, elle propose trois voies de facturations électroniques possibles : PDF simple, PDF signé et EDI. Plusieurs dispositions ont ensuite assuré le renforcement des usages des factures dématérialisées comme l’ordonnance du 26 juin 2014. Cela a obligé les fournisseurs, des établissements publics ou des collectivités territoriales, à recourir à la facturation électronique. Par ailleurs, le décret du 5 décembre 2016 affirme qu’un original peut bien être remplacé par « une copie fiable ». Et un arrêté du 22 mars 2017 donne l’autorisation de la production d’une copie fiable pour remplacer les originaux. Toutefois, elle doit assurer trois conditions. D’abord, une reproduction à l’identique doit être garantie. Ensuite pour être sûr de la lisibilité et de la disponibilité, cet archivage électronique de la facture devrait rester documenté. Un mécanisme de sécurité doit compléter sa conservation au format PDF. Vous pouvez découvrir plus d’informations sur les factures dématérialisées en cliquant sur ce lien.
La dématérialisation des factures : Pourquoi ?
Pour un processus de traitement factures non dématérialisées, des difficultés peuvent être rencontrées, comme la perte de documents ou la manque de visibilité. Cette dématérialisation des factures s’explique par l’importance engendrée par le coût. En effet, pour un traitement manuel en papier, le prix varie entre 9,4 et 20,8 euros avec un coût de stockage d’environ 3,25 euros. Pour les factures perdues, il faut 200 euros pour la reproduction. Cela reste pareil pour les factures mal placées puisqu’il faut aussi 110 euros pour les rechercher. À tout cela s’ajoute des coûts indirects qui semblent difficilement chiffrables, mais qui restent autant significatifs que pénalisants. Ainsi, il existe des retards de paiement, des pertes des papiers ou encore un manque d’intérêt de quelques collaborateurs pour des tâches administratives. Notamment, entre une facture électronique et celle en papier, il n’existe plus de différence pour le traitement fiscal. Cependant, la dématérialisation du processus facture est le moyen le plus sûr de garantir la conformité règlementaire des entreprises vers une piste d’audit fiable. Au sens de la règlementation fiscale, elles pourraient ne pas être prises en considération comme de véritables factures. Cela permettra, par la suite une remise en cause de la TVA déductible par le service vérificateur.
Quels avantages présente une facture dématérialisée ?
Sur le plan financier, les factures dématérialisées coûtent moins chères que les factures papiers. De plus, elles accélèrent le processus de paiement. Tout cela est un atout essentiel, car la disposition d’une marge de manœuvre qui est confortable au niveau de la trésorerie n’est toujours pas présente. En matière de gestion, s’intégrer à des logiciels de facturations facilite le quotidien en assurant une réduction de risque d’erreurs. Du côté de l’archivage, une optimisation des espaces de stockage sera permise. Cela permet de retrouver facilement les anciennes factures. Toutefois, certaines mentions légales doivent se figurer sur la facture fiscale dématérialisée. De plus, elle doit être intègre, authentique et lisible. Autrement, avant son utilisation, ce mode de facturation devra être accepté par le client. En principe, la dématérialisation des factures consiste au remplacement d’un ancien procédé. Elle favorise les échanges de documents et facture papier par un traitement automatique qui se base sur la numérisation. Autrement, la numérisation au préalable des documents et factures via des dispositifs de scan, de reconnaissance de caractère ou de lecteur automatique de document est nécessaire.