L’évolution massive de la technologie est un phénomène qui touche les particuliers comme les professionnels. Effectivement, de nombreuses entreprises et industries à travers le monde ne peuvent actuellement fonctionner convenablement sans les appareils et les méthodes révolutionnaires. La dématérialisation de certaines tâches est née de cette évolution de la technologie. La comptabilité fait partie des domaines concernés par cela.
Pourquoi est-il mieux d’informatiser la comptabilité de son entreprise ?
En effet, il est de plus en plus courant de voir des entreprises dématérialiser leur comptabilité de nos jours. Cela est dû au fait que cette méthode est absolument bénéfique. En prime abord, il s’agit d’un moyen de travailler beaucoup plus rapidement. L’utilisation de logiciels de comptabilité permet une accélération des tâches vu que celles-ci se font d’une manière automatique. Ainsi, l’informatique assure une meilleure efficacité des comptables. Entre autre, elle contribue à l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise. De plus, la dématérialisation de cette fonction assure la fiabilité des données. En outre, la dématérialisation de la comptabilité réduit les risques d’erreurs relatives à l’insertion de données et aux calculs spécifiques. Effectivement, lorsque le comptable finit de saisir des écritures comptables, l’outil de gestion comptable s’occupe de la vérification de leur équilibre. Ainsi, les informations ne sont sauvegardées que si les écritures sont bel et bien équilibrées. L’utilisation de ces solutions de gestion réduit les dépenses liées à l’archivage. Cela s’explique par le fait que tous les documents comptables sont sous formats numériques et donc sauvegardés dans le logiciel même. De cette façon, il ne sera plus nécessaire d’archiver quoi que ce soit.
Informatiser sa comptabilité : comment faire ?
La dématérialisation de la comptabilité ne se fait pas en une journée. En effet, elle passe par plusieurs étapes spécifiques afin qu’elle soit un succès. Il faudrait commencer par identifier les besoins du service comptabilité de l’entreprise. C’est ainsi le moment de recueillir toutes les informations circulant au sein de l’entreprise et de faire un tri de ce qui sont vraiment essentielles et de ce qui ne le sont pas. Ainsi, c’est également à cette étape qu’il faudrait identifier le nombre de comptables pouvant maîtriser ce genre de changement. La prochaine étape consiste à mettre en place les matériels nécessaires pour la dématérialisation. Le service aurait bien évidemment besoin d’ordinateurs, de connexion Internet, la mise en place d’un réseau pour optimiser les échanges de données entre le personnel et d’un système de sauvegarde des données en interne si possible. Après cela, il va falloir faire le choix d’une solution de gestion. Ensuite, il faudrait penser à former son personnel pour l’utilisation du logiciel de gestion d’entreprise. Cela est primordial pour qu’il ne puisse avoir des soucis de manipulation au quotidien. En effet, s’il ne maîtrise pas le logiciel en question, il pourrait perdre davantage du temps à essayer de comprendre son fonctionnement. Pour cela, l’entreprise a le choix entre faire appel à un formateur, leur faire suivre une formation en ligne ou les inciter à participer à des séminaires sur le sujet. En outre, l’entretien du matériel est important lorsque l’outil de gestion comptable fonctionne convenablement.
Comment choisir efficacement son logiciel comptable ?
Il existe effectivement de nombreux logiciels de gestion comptable de nos jours. Il est impératif de faire le bon choix de solution pour que la dématérialisation assure la croissance de l’entreprise et non un frein à son développement. Pour cela, il va falloir tout d’abord identifier quelques logiciels qui conviendraient à la taille de l’entité en question. Après cela, il faudrait vérifier que ces derniers conviennent vraiment aux activités de l’entreprise. L’étape suivante consiste à s’assurer qu’ils soient bien adaptés aux besoins du service comptabilité. Il faudrait après faire le choix final de la solution de gestion la plus appropriée.
Pour conclure, la dématérialisation de la comptabilité est un moyen d’améliorer les résultats de l’entreprise. Il est à noter que de nombreuses autres fonctions peuvent également être informatisées : le marketing, la gestion de l’approvisionnent, ….