Alors que de plus en plus d'entreprises passent au numérique, le besoin de services d'archivage électronique augmente. Les documents papier appartiennent de plus en plus au passé et les entreprises réalisent qu'elles doivent trouver un moyen de stocker leurs données de manière sûre et sécurisée.
Diverses lois définissent le service d'archivage électronique comme un service de confiance supplémentaire, qui consiste en la conservation de données électroniques ou la numérisation de documents papier, et qui est fourni par un prestataire de services de confiance.
Définition
Une archive électronique est, d'après la National Archives and Records Administration, "la collection de documents qui ont été sélectionnés pour conservation et pour un accès à long terme".
Une archive électronique peut donc être n'importe quoi, d'un petit compte de courrier électronique à une grande base de données.
Les avantages de l'archivage électronique sont nombreux :
- accès plus facile aux informations ;
- gain de temps et d'argent ;
- préservation de l'histoire et de la culture ;
- facilite la collaboration
Quel est l'objectif de cet archivage ?
L'objectif de l'archivage électronique est de s'assurer que les données sont stockées dans un format accessible et utilisable à une date ultérieure. Ceci est particulièrement important pour les entreprises, car elles doivent pouvoir accéder aux données du passé afin de prendre des décisions éclairées pour l'avenir.
L'archivage électronique contribue également à protéger les entreprises contre d'éventuelles poursuites judiciaires, puisqu'elles peuvent prouver qu'ils ont gardé la trace de toutes les données.
L'archivage numérique est également important pour les particuliers, car nous vivons de plus en plus dans un monde en ligne. Il faut donc trouver un moyen de stocker nos souvenirs numériques en toute sécurité. L'archivage électronique peut contribuer à nous protéger contre la perte de données et l'usurpation d'identité.
On peut donc conclure cet article par la phrase suivante : oui, l'archivage électronique est un service de confiance !